Cơ quan hành chính Nó là một phần không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của bộ phận hành chính là thực hiện mọi công việc liên quan đến quy trình, thủ tục hành chính; quản lý, giám sát công việc của nhân viên trong công ty; và tư vấn pháp lý cho Hội đồng quản trị khi cần thiết. Trong bài viết này, HRchannels sẽ giúp người đọc khám phá vai trò, chức năng và Nhiệm vụ của Trưởng phòng Hành chính – Trưởng phòng hành chính của từng công ty.

Vai trò của nhà quản lý hành chính

Công việc văn phòng thường bị cho là nhàm chán và thường không được coi trọng. Tuy nhiên, trách nhiệm của mỗi nhân viên trong bộ phận hành chính khá đa dạng và họ phải đảm nhận nhiều công việc và hoạt động khác nhau. Nhờ có cục hành chính mà mọi việc trong văn phòng diễn ra suôn sẻ, thuận lợi.

Với tư cách là Trưởng phòng Hành chính – Vai trò của Trưởng phòng Hành chính là tham mưu, tư vấn cho Ban Giám đốc về các vấn đề liên quan đến hệ thống pháp luật và các quy định, chính sách, thủ tục hành chính. Quản lý và giám sát công việc của toàn thể nhân viên công ty. Quản lý, phân công và hướng dẫn nhân viên hành chính thực hiện tốt công việc được giao. Họ cũng có vai trò trong việc tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và đảm bảo đời sống trí thức của mỗi công ty.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn quản trị

Nhiệm vụ của Trưởng phòng Hành chính

Chức năng tư vấn: Trưởng phòng Hành chính có trách nhiệm tham mưu cho Hội đồng quản trị khi cần thực hiện các quyết định hoặc vấn đề quan trọng liên quan đến việc xây dựng thủ tục hành chính nhằm đơn giản và hiệu quả.

Chưc năng quản ly: Nhiệm vụ của nhà quản trị hành chính là tổ chức thực hiện công việc hành chính trong công ty. Đảm bảo rằng nhân viên công ty tuân thủ nghiêm ngặt các thủ tục hành chính đã được phê duyệt.

Chức năng theo dõi: Ngoài việc phân công công việc cho nhân viên phòng hành chính, trưởng phòng hành chính phải thường xuyên theo dõi, hướng dẫn công việc hàng ngày của nhân viên. Nhờ đó, có thể nhanh chóng phát hiện ra những sai sót và điều chỉnh hợp lý.

Chức năng quản trị: chịu trách nhiệm quản lý các công việc hành chính, chẳng hạn như mua và phân phối thiết bị làm việc; quản lý tài sản công ty, cơ sở hạ tầng, trang thiết bị văn phòng… Định kỳ kiểm tra, bảo dưỡng, bảo trì thiết bị theo quy định của nhà sản xuất. Ngoài ra, phải đảm bảo an toàn lao động, an ninh trật tự và kỷ luật công việc.

>>> Có thể bạn quan tâm: Câu hỏi phỏng vấn trưởng phòng hành chính

Nhiệm vụ của Trưởng phòng Hành chính

Trong công ty, người quản lý hành chính thường thực hiện những công việc sau:

• Công việc thú vị

  Tổ chức, phối hợp với các bộ phận khác trong việc xây dựng và thực hiện kế hoạch công tác tháng, quý, năm.

• Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác tổ chức, đào tạo, thẩm định, đề bạt, tổ chức, đãi ngộ và kỷ luật cán bộ.

• Tuân thủ các chính sách và quy trình của nhân viên.

• Tư vấn việc lập ngân sách tài chính cần thiết phục vụ công tác quản lý của bộ phận.

• Kế hoạch là mua các thiết bị cần thiết cho công việc. Chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi và sửa chữa các thiết bị hư hỏng.

• Hướng dẫn và thực hiện việc bắt chước và công nhận hàng năm cho toàn thể nhân viên trong công ty.

• Chỉ đạo việc tổ chức và lưu trữ thông tin và tài liệu khoa học và hợp lý. Thực hiện theo chế độ thống kê và báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

• Tổ chức hội thảo, hội nghị công ty.

• Tổ chức trục xuất, tài liệu, con dấu và quản lý công tác văn phòng, lưu trữ.

• Tư vấn, phát triển và tổ chức tuân thủ các quy tắc và quy định của công ty.

• Giám sát sức khỏe môi trường, trật tự an toàn, an toàn lao động và phòng chống cháy nổ.

• Phối hợp với công đoàn quản lý trong việc chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của toàn thể CBCNV trong Công ty.

• Phân công công việc và chịu trách nhiệm về công việc của toàn bộ nhân viên bộ phận.

• Theo dõi công việc của nhân viên trong bộ phận, có những điều chỉnh phù hợp nếu phát hiện sai quy trình.

• Đào tạo tất cả nhân viên và hướng dẫn các chính sách và quy định.

• Tham gia vào quá trình tuyển dụng, đào tạo nhân viên, phát triển nhân viên và định hình văn hóa công ty.

• Chủ trì việc xây dựng các quy định, quy chế, quy trình và tài liệu trong toàn công ty.

• Xây dựng quy chế, hệ thống đánh giá nhân viên (KPI) và chịu trách nhiệm về kết quả thẩm định nhân viên.

• Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp cho công ty của bạn.

• Thực hiện các công việc đột xuất khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc.