Tổng hợp quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi trong doanh nghiệp | Nttworks.vn

Một trang web mới sử dụng WordPress

Quy trình quản lý văn bản đi và đến là một quy trình không thể thiếu trong hoạt động của công ty. Đặc biệt, các nhân viên hành chính kế toán của công ty phải lưu ý đến quy trình này

Quy trình quản lý văn bản đi và đến trong công ty có ý nghĩa quan trọng và là một trong bốn khía cạnh của công việc văn phòng. Quản lý văn bản là việc tổ chức, thực hiện và quản lý một hệ thống văn bản đi và đến của một cơ quan theo những nguyên tắc và thủ tục nhất định. Bạn làm việc tại các văn phòng công ty, doanh nghiệp và không biết cách quản lý văn bản đi, đến? Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chủ đề này trong bài viết tiếp theo của 123Jobi.

I. Quy trình quản lý tài liệu đến và đi

1. Mục đích

quy trình hành chính đối với văn bản đến và điQuy trình quản lý văn bản đi và đến

Tác phẩm chính thức – lưu trữ trong Quy trình quản lý văn bản đi và đến đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản trị quốc gia nhằm đảm bảo mọi vấn đề được giải quyết và xem xét kịp thời, đầy đủ, chính xác và các thông tin cần thiết được bảo mật. giải quyết nhanh chóng công việc trong cơ quan và cải cách hành chính của cơ quan.

2. Phạm vi

Quy trình quản lý văn bản đi và đến Nó được ứng dụng trong tổ chức công tác văn thư (quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý dấu). Quá trình này được tổ chức bởi các nhân viên văn phòng

3. Tài liệu tham khảo

Theo đó Quy trình quản lý văn bản đến và quản lý văn bản đi Quy định số 09/2010 / NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy định số 110/2004 / NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ số 09/2010 / NĐ-CP. Công việc chính thức.

Thực hiện theo Nghị định số 110/2004 / NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn phòng. Nghị định 111/2004 / NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định rõ và thi hành một số điều về Quy chế Lưu trữ Quốc gia.

READ  Hotline là gì? Lựa chọn đầu số hotline sao cho phù hợp với doanh nghiệp | Nttworks.vn

Nghị định số 58/2001 / NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 31/2009 / NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số Nghị định số 58/2001 / NĐ- Bài báo CP.

Thông tư liên tịch số 55/2005 / TTLT / BNV-VPCP của Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ ngày 06 tháng 5 năm 2005 về việc ban hành hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản số 01/2011 / TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 19 tháng 1 năm 2011 về việc ban hành hướng dẫn thể thức và kỹ thuật của văn bản hành chính.

Công văn số 425 / VTLTNN-NVTW của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn và quy trình quản lý văn bản đi, đến ngày 18 tháng 7 năm 2005.

4. Quy trình quản lý tài liệu đến

4.1. biểu đồ

quy trình quản lý văn bản đi và đến

4.2. Sự miêu tả

Sau khi nhận và đăng ký hồ sơ cán bộ văn phòng có trách nhiệm tiếp nhận và đăng ký hồ sơ

  • Đối với văn bản thuần túy:

Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, nhập văn bản đến theo biểu mẫu, đồng thời thực hiện quét văn bản để vào Văn phòng điện tử quản lý văn bản đến. Trường hợp văn bản đến được gửi bằng fax, qua mạng internet cũng phải kiểm tra số lượng văn bản, số trang trên mỗi văn bản … rồi chuyển cho Thủ trưởng đơn vị xử lý văn bản đến.

Trong trường hợp tài liệu có dấu “khẩn cấp” thì ưu tiên giải nén ngay lập tức “khẩn cấp” và trình Sở Công chính để kịp thời giải quyết.

Giấy tờ này trên phong bì ghi rõ họ tên người nhận hàng phải được chuyển trực tiếp cho người đó.

Tất cả văn bản đến được đánh dấu bằng mực đỏ ở lề trái, phía trên trang đầu tiên của văn bản, có chữ “TO”; vào sổ văn bản đến trình Công đoàn bộ phận xem xét và giới thiệu.

  • Để quản lý các tài liệu nhạy cảm:

Trường hợp văn bản trên bì được đóng dấu “Mật”, “Tối mật” thì Văn thư mở bì và chèn văn bản đến theo mẫu dưới đây. quy trình quản lý văn bản đi và đến sau đó được chuyển đến LDCC để xem xét và thực hiện (lưu ý rằng tài liệu có thể không được quét)

READ  Follow Up Là Gì? Follow Up Sau Quá Trình Phỏng Vấn Và Những Điểm Cộng | Nttworks.vn

5.1.2.2 Xem xét chỉ đạo và thực hiện:

LDCC xử lý văn bản đến, bút phê trực tiếp phân phối văn bản đến các bộ phận, đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm chính trong việc xử lý văn bản.

5.1.2.3 Truyền văn bản

Công chức tiếp nhận văn bản từ LĐCC để sao chụp, sao chụp xong chuyển văn bản đến các phòng, đơn vị và người thực hiện theo hướng dẫn của LĐCC. Các bộ phận, đơn vị, cá nhân khi ký nhận văn bản trong Sổ truyền văn bản đến, trường hợp văn bản đến chỉ được truyền lên mạng điện tử; Ban và người theo tùy bút

Văn bản đến văn phòng sẽ được giao không quá một ngày, không muộn.

Văn thư gửi nhầm hoặc không đúng đối tượng xử lý thì người nhận văn bản phải trả lại cho Văn thư để chuyển đến đúng điểm giải quyết.

Các tài liệu giấy sẽ được chuyển cho các bộ phận hoặc cá nhân có liên quan, việc lưu giữ và lưu giữ sẽ do đơn vị hoặc cá nhân đó chịu trách nhiệm. Nếu tài liệu chỉ được truyền dưới dạng điện tử, tài liệu giấy sẽ vẫn còn trên tài liệu

5.1.2.4 Xử lý tài liệu đến

Bộ phận / người có liên quan chịu trách nhiệm kiểm tra và thực hiện các văn bản đến, bao gồm cả tài liệu thông thường và tài liệu mật, theo hướng dẫn của Tổng cục Việc làm.

5.1.2.5 Lưu trữ hồ sơ

Bộ phận / Người lập / lưu trữ tài liệu phù hợp quy trình quản lý văn bản đi và đến đã được giải quyết theo đúng quy định. Tài liệu thông thường và tài liệu mật được lưu giữ tại bộ phận văn thư trong vòng một năm sau đó được chuyển vào kho lưu trữ.

5. Quy trình quản lý tài liệu

5.1. biểu đồ

quy trình quản lý văn bản đi và đến

5.2. Sự miêu tả

Quy định về lập hồ sơ

  • Đối với văn bản thuần túy:

Tài liệu do cán bộ được chỉ định soạn thảo và chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của tài liệu hoặc ký tên vào cuối tài liệu trước khi trình duyệt.

  • Đối với tài liệu mật:

Cán bộ đề xuất mức độ công bố tài liệu mật, dự thảo văn bản phù hợp với nội dung hoặc yêu cầu và thể thức quy định; Tác giả của tài liệu chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của tài liệu, là người ký vào lời cuối cùng của tài liệu trước khi trình duyệt.

READ  Lý giải MSC là gì? Cùng khám phá điều thú vị qua từ viết tắt MSC | Nttworks.vn

5.2.2.2 Xem xét các tài liệu dự thảo

Sau khi soạn thảo văn bản, trưởng phòng, trưởng phòng phải làm quen với nội dung, thể thức của văn bản và ký tên vào góc phải phía trên người có thẩm quyền ban hành văn bản.

5.2.2.3 Xem xét và ký các tài liệu

LDCC xem xét nội dung và thể thức của văn bản và ký tên; nếu tài liệu không đạt yêu cầu thì phải trả lại cho cán bộ chuẩn bị tài liệu để chỉnh sửa.

Chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản phải rõ ràng; Không sử dụng bút mực, mực đỏ hoặc các loại mực khó phai khác để ký các tài liệu.

5.2.2.4 Tiến hành các hoạt động thông báo Sau khi có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền phù hợp quy trình hành chính đối với các văn bản đến và đi, tài liệu được chuyển đến Tài liệu; Đối với văn bản thông thường, công chức có trách nhiệm kiểm tra thể thức của văn bản và nhập văn bản kèm theo; Lưu văn bản đi và làm thủ tục thông báo theo đúng định dạng đối với văn bản mật quản lý văn bản đi và đến.

Hồ sơ chuyển ngành y tế yêu cầu scan hồ sơ rồi chuyển sang văn phòng điện tử.

5.2.2.5 Gửi văn bản

  • Đối với văn bản thuần túy:

Công chức có trách nhiệm gửi hồ sơ đến địa chỉ chỉ định qua đường bưu điện qua mạng văn phòng điện tử của Bộ Y tế.

  • Đối với bản mã:

Văn phòng có trách nhiệm gửi tài liệu đến địa chỉ được chỉ định và bảo mật. Khi gửi qua đường bưu điện phải tuân theo những quy định đặc biệt của ngành bưu chính.

Bên ngoài bì có đóng dấu (ký hiệu) theo mức độ yêu cầu của văn bản.

5.2.2.6 Lưu trữ hồ sơ

Sau khi đăng ký và cấp, 01 bản chính do các phòng chuyên môn chịu trách nhiệm (văn thư sẽ được chuyển đến văn thư điện tử của bộ phận soạn thảo và các bộ phận liên quan (nếu có)), cán bộ văn phòng lưu giữ bản chính.

II. Hình thức của quy trình quản lý tài liệu đến và đi

quy trình quản lý tài liệu đến và điHình thức của quy trình quản lý tài liệu đến và đi

1. Sổ theo dõi lô hàng đến

Sổ theo dõi lô hàng đến

2. Sổ theo dõi trục xuất

Sổ theo dõi Công văn

3. Sổ luân chuyển chứng từ

Sổ chuyển tài liệu

4. Danh sách thông báo

Danh sách thông báo

IV. Để kết luận

Nếu bạn nắm được những quy tắc quản lý văn bản đi và đến trên đây thì chắc chắn bạn sẽ làm tốt công việc văn phòng của mình. Hi vọng bài viết trên 123Jobi về quy trình quản lý tài liệu.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud