Thư ký là gì? Bật mí 5 kỹ năng cần thiết để trở thành thư ký giỏi | Nttworks.vn

Một trang web mới sử dụng WordPress

Thư ký công ty là một vị trí quan trọng và rất nhiều khả năng để cải thiện. Đây là một điều phối viên liên bộ phận có nhiệm vụ kết nối và hỗ trợ các bộ phận tương ứng về lịch họp, lịch làm việc, v.v. Vậy thư ký phải làm gì? Những kỹ năng cần thiết để làm thư ký? Chúng tôi chia sẻ câu trả lời trong bài viết dưới đây:

Thư ký là gì?

Thư ký là người hỗ trợ công việc quản lý, điều hành của văn phòng. Ngoài ra, anh còn là người làm các công việc liên quan đến giấy tờ, giấy tờ, chuẩn bị hồ sơ, lên lịch, tổ chức các cuộc họp, lập kế hoạch của cấp trên (giám đốc).

Điều khoản tham chiếu của Thư ký

Trước đây, công việc của thư ký chỉ giới hạn trong quá trình ghi biên bản, nội dung cuộc họp hoặc chỉ đạo người có thẩm quyền. Tuy nhiên, hiện nay nghề và nhiệm vụ của một thư ký đang trở thành một nghề phổ biến và không thể thay thế trong các công ty. Cụ thể, bạn sẽ thực hiện các nhiệm vụ sau với tư cách là thư ký:

  • Sắp xếp lịch trình, lịch làm việc: Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch làm việc phù hợp cho cấp trên. Tổ chức cuộc họp, ghi chép nội dung và ý kiến ​​cuộc họp.
  • Tiếp nhận và xử lý thông tin: Tiếp nhận, thu thập, phân loại, sắp xếp, xử lý văn bản từ các phòng ban một cách nhanh chóng và chính xác. Dịch thuật và phiên dịch tài liệu theo yêu cầu của cấp trên.
  • Tiếp khách: Tổ chức phòng chờ, tiếp khách và chăm sóc khách hàng trong thời gian chờ. Trong một số trường hợp, nó có thể giải quyết các vấn đề của khách hàng trong khả năng của mình.
  • Chuẩn bị cho các phân công của sếp: Sắp xếp lịch trình công việc như chuyến đi, giờ đến, phương tiện đi lại, địa điểm họp,… Chuẩn bị hồ sơ cho các cuộc họp, đăng ký đi lại, tạm ứng, bù đắp chi phí kinh doanh.
READ  Hướng dẫn các cách hẹn giờ gửi tin nhắn Zalo nhanh nhất | Nttworks.vn
thu-ky-la-gi
Thư ký văn phòng phải làm gì?

Nghề thư ký là gì? Trường nào?

Thư ký có vai trò quan trọng trong việc quản lý của tổ chức, là bộ mặt thứ hai của giám đốc. Đó là lý do ngày càng có nhiều bạn trẻ yêu thích và lựa chọn con đường khởi nghiệp này. Bạn sẽ học trường nào, chuyên ngành gì để khi ra trường có thể ứng tuyển vào vị trí thư ký?

Nghề thư ký là gì?

Không giống như kỹ sư, bác sĩ, kế toán, .. thư ký hiện không được đào tạo. Tuy nhiên, tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động của công ty mà bạn phải lựa chọn những ngành nghề nào để ứng tuyển vào vị trí này. Bạn có thể có bằng cử nhân kinh tế, ngoại ngữ, quản trị kinh doanh, marketing, kinh tế thương mại, … Miễn là đảm bảo được kiến ​​thức, kỹ năng, tổng hợp và linh hoạt trong các tình huống.

Trường nào đào tạo nghề thư ký?

Trên thực tế, không có trường đại học nào ở Việt Nam đào tạo chuyên ngành thư ký hay trợ lý. Tính năng này làm cho chức vụ thư ký trở thành một tính năng không cần học ở bất kỳ trường tiểu học hoặc trường đào tạo nào. Tuy nhiên, để làm tốt vai trò thư ký, cần phải có những kỹ năng. Có thể soạn thảo các văn bản, giấy tờ, quyết định, .. Phong cách thể hiện sự linh hoạt, khéo léo và chính xác. Tổ chức, lên kế hoạch nội dung, nâng cao kỹ năng tổ chức công việc

thu-ky-la-gi
Trường học và cơ quan đào tạo trợ lý và thư ký

Bạn cần có những kỹ năng để trở thành một thư ký giỏi

Ai cũng mong muốn một công việc yên bình, lương cao trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Nghề thư ký là một trong những lựa chọn của nhiều bạn trẻ muốn tích lũy kinh nghiệm, mối quan hệ và cả con đường sự nghiệp. Và để làm được điều đó, bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết, chẳng hạn như:

Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề

Kỹ năng phân tích là rất quan trọng đối với một thư ký. Vì trong một số trường hợp, sếp thay mặt sếp. Thư ký phải có khả năng phân tích vấn đề, quyết định đâu là điểm mấu chốt để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp. Một thư ký giỏi phải có khả năng hỗ trợ sếp trong công việc.

Kĩ năng giao tiếp

Giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng mà một thư ký cần phải có. Vị trí thư ký hiện nay không chỉ là công việc văn phòng mà còn là cánh tay đắc lực của sếp trong việc gặp gỡ, giao tiếp với đối tác. Vì vậy, bạn phải có kỹ năng giao tiếp tốt, ngoại giao tốt, kỹ năng đàm phán, ứng xử linh hoạt và khéo léo.

Để trở thành một thư ký giỏi, bạn cũng phải có khả năng cư xử lịch sự và hòa đồng với mọi người. Mức độ hiểu biết xã hội và khả năng thích ứng nhanh trong mọi hoàn cảnh cũng rất quan trọng. Ngoài ra, làm thư ký cũng được hưởng lợi từ khả năng giao tiếp bằng một số ngôn ngữ.

>> Xem thêm: Kỹ năng giao tiếp là gì? 7 cách để cải thiện giao tiếp hiệu quả

thu-ky-la-gi
Thư ký cần những kỹ năng gì?

Kỹ năng quản lý công việc

Là một thư ký văn phòng, bạn cần có khả năng phân tích, lập kế hoạch và tổ chức công việc để hỗ trợ cấp trên. Để làm được điều này, bạn phải không ngừng học hỏi, tìm hiểu lĩnh vực hoạt động của công ty. Khả năng ghi nhớ và quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn lên kế hoạch làm việc cho sếp một cách khoa học.

Khả năng sử dụng vi tính văn phòng

Bạn không cần phải có kỹ năng máy tính tốt cho một thư ký. Tuy nhiên, bạn cũng cần hiểu những kiến ​​thức cơ bản về cách sử dụng Word, Excel và Powerpoint để chỉnh sửa tài liệu, lập hợp đồng, thuyết trình, ghi âm, v.v. Để tránh những phiền phức khi sử dụng máy tính khiến giám đốc, đánh giá thấp khả năng làm việc của đồng nghiệp, bạn nên trang bị cho mình những kiến ​​thức tối thiểu về sử dụng máy tính.

Kỹ năng lãnh đạo

Kỹ năng này bao gồm lập kế hoạch, sắp xếp lịch trình, quản lý công việc cá nhân, điều hành công việc kinh doanh. Tuy nhiên, với nhân viên thư ký, bạn cần biết cách tổ chức và điều phối tốt các bộ phận quản lý. Tư duy logic, ra quyết định và linh hoạt trong quá trình làm việc. Có thể tổ chức lập kế hoạch thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian một cách khôn ngoan.

thu-ky-la-gi
Thu thập nhiều kỹ năng giúp bạn tiến xa trong công việc

Tìm việc làm thư ký tại TopCV

Hiện nay tổng mức lương của nhân viên thư ký khoảng 6 – 8 triệu. Mức thu nhập này có thể thay đổi tùy theo lĩnh vực kinh doanh và khả năng làm việc của bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm một thư ký văn phòng, có khá nhiều kênh để bạn lựa chọn, và một trong số đó có trang web là TopCV.

Ngày nay, TopCV.vn là một trong những trang tuyển dụng uy tín với những thông tin chi tiết về công việc, cách soạn CV chuyên nghiệp, ứng tuyển, câu hỏi phỏng vấn, v.v.

Thư ký văn phòng là một công việc đa năng, phải liên tục học hỏi và thay đổi để thích nghi với môi trường làm việc. Mức thu nhập của nghề này không hề nhỏ trong việc phát triển kỹ năng và tăng năng lực làm việc. Đó cũng là một trong những yếu tố thu hút nhiều bạn trẻ đến với nghề này.

Tìm việc làm thư ký lương cao tại TopCV:

Nếu bạn đọc đến đây, bạn có thể biết công việc của thư ký văn phòng của bạn. Hy vọng với những kỹ năng cần có của một thư ký trong bài viết trên, cùng những thông tin liên quan đến việc làm sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về vị trí công việc này và tìm được hướng đi đúng đắn trong quá trình làm nghề.

>> Tạo CV trong TopCV để ứng tuyển các công việc hấp dẫn tại TopCV

Nguồn ảnh: Sưu tầm

Nội dung thuộc bản quyền của TopCV.vn, được bảo vệ bởi luật bản quyền DMCA.
Vui lòng không trích dẫn nội dung của trang web khi chưa được sự cho phép của TopCV.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud