Sơ đồ Gantt – Công cụ tối ưu trong lập kế hoạch và quản lý dự án | Nttworks.vn

Kiến Thức Việc Làm 0 lượt xem

Biểu đồ Gantt là gì? Giới thiệu về biểu đồ Gantt. Ưu điểm và nhược điểm của biểu đồ Gantt. Các bước và lợi ích của việc tạo biểu đồ Gantt cho các công ty có dự án kinh doanh đơn giản.

Cho đến nay đã hơn 100 năm phát triển Sơ đồ Gantti vẫn là một trong những phương án lập kế hoạch hữu ích và được sử dụng thường xuyên trong quản lý dự án.

Sơ đồ Gantti aka Biểu đồ Gantt là gì?? Sơ đồ Gantti Những thuận lợi và khó khăn của việc lập kế hoạch là gì? Làm thế nào để có được Sơ đồ Gantti hoàn thành? Cùng với nhau 123 công việc Hãy khám phá qua bài viết dưới đây.

Biểu đồ Gantt là gì?

Biểu đồ Gantt là gì??

I. Biểu đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantti aka Biểu đồ Gantt, Biểu đồ Gantt hoặc biểu đồ Gantt ngang. Thành phần chính Biểu đồ Gantt là gì?? Sơ đồ Gantti hoặc Biểu đồ Gantt bao gồm hai phần chính, trục dọc và trục hoành. Trục tung chỉ ra tên của các nhiệm vụ sẽ được thực hiện trong dự án và Chiến lược kinh doanh. Trục hoành chỉ ra thời gian biểu thực hiện các nhiệm vụ của dự án.

Sơ đồ Gantti được trình bày đơn giản với thông tin cơ bản, vì vậy nó nhanh chóng trở thành một công cụ lập kế hoạchđặt hạn chót và về tiến độ hoàn thành dự án

Xem thêm: Mẫu kế hoạch kinh doanh chuẩn và mới nhất

Điểm khởi đầu Biểu đồ Gantt trong lập kế hoạch bên cạnh no Karol Adamiecki – Kỹ sư người Ba Lan năm 1800 và được gọi Harmonogram. Cho đến khoảng năm 1910 Henry Gantt – Người quản lý dự án đã phát triển khái niệm Karol Adamiecki và tiếp tục điều tra Sơ đồ Gantti. Đây là cơ sở của công cụ vẽ Biểu đồ Gantt trong lập kế hoạch.

II. Ưu điểm và nhược điểm của biểu đồ Gantt

Sơ đồ Gantti được sử dụng khá thường xuyên tại sao Biểu đồ Gantt trong lập kế hoạch Vì vậy, nhiều người thích sử dụng nó?

Sơ đồ Gantti là một cách lý tưởng để lập kế hoạch cho các dự án. Với những đặc điểm riêng, Biểu đồ Gantt Phù hợp với các dự án đơn giản, ít trùng lặp, giúp người sử dụng dễ dàng đọc hiểu quy trình và tiến độ dự án.

Ưu điểm của biểu đồ Gantt:

  • Các trục mô tả kế hoạch dự án và tiến độ hoàn thành. Biểu đồ Gantt Rất hữu ích để hiển thị những công việc đã được thực hiện và mất bao lâu để hoàn thành và hoàn thành nó. Sơ đồ Gantti Tạo kế hoạch và lịch trình dự án cho rõ ràng.
  • Phối hợp hoạt động với các bên liên quan. Nhiều người cùng làm việc trong dự án của bạn để hoàn thành dự án một cách tốt nhất. Sơ đồ Gantti để người quản lý có cái nhìn tổng quan với các bộ phận. Các hoạt động phải được thực hiện song song hoặc chuyển tiếp cho các bộ phận khác.
  • Tạo điều kiện cho việc ước lượng thời gian phù hợp với khối lượng công việc. Dù dự án được thực hiện tập thể hay riêng lẻ thì việc hoạch định thời gian và nguồn lực để phân bổ nguồn lực và thống nhất thời gian hợp lý là rất quan trọng.
  • Biểu đồ Gantt là một phương pháp đơn giản hóa một dự án.Sơ đồ Gantti là công cụ thích hợp nhất khi cần cung cấp cho các đối tác hoặc nhân viên một bản tóm tắt về tình hình thực hiện một dự án.
READ  Thông tin công ty & tin tuyển dụng từ CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN DOANH NGHIỆP ACC GROUP | Nttworks.vn

Biểu đồ Gantt phù hợp để quản lý dự án dễ dàng

Sơ đồ Gantti thích hợp để quản lý dự án dễ dàng

Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích mà biểu đồ Gantt mang lại, biểu đồ Gantt có một số hạn chế chính:

  • Biểu đồ Gantt phần lớn dựa trên cấu trúc được xây dựng trước. Trên thực tế, các nhà quản lý thường phải chia sẻ cơ cấu công việc cùng lúc với việc xây dựng Biểu đồ Gantt. Họ phải lên lịch cho cả dự án, nếu xảy ra sai sót thì rất khó tính toán.
  • Biểu đồ Gantt chỉ thích hợp cho các dự án nhỏ và đơn giản. Nếu số lần hiển thị vượt quá 1 phạm vi trang, Sơ đồ Gantti cũng bắt đầu mất chức năng vì người quản lý khó nhìn thấy tổng thể dự án. Đồng thời sử dụng Sơ đồ Gantti tính năng này cần được cập nhật thường xuyên nên trình điều khiển sẽ mất nhiều thời gian. Sơ đồ Gantti giới hạn trong các dự án phức tạp. Ví dụ: Bởi vì các nhiệm vụ chính yêu cầu nhiều nhiệm vụ nhỏ bổ sung, yếu tố này lớn hơn nhiều so với khả năng của biểu đồ Gantt.
  • Biểu đồ Gantt không thể xử lý tốt các ràng buộc của dự án. Hạn chế này là do tập trung Biểu đồ Gantt Đến lúc rồi. Ba hạn chế chính của dự án là chi phí, thời gian và phạm vi. Đồng thời, chi phí và phạm vi của dự án không thể được thể hiện Sơ đồ Gantti. Nếu Sơ đồ Gantti Có rất nhiều nhiệm vụ chồng chéo nên có thể khó xác định công việc nào cần được thực hiện trước.

Xem thêm: Lưu đồ quy trình tuyển dụng và quy trình tuyển dụng hiệu quả nhất

III. Ưu điểm của việc sử dụng biểu đồ Gantt

Cho đến nay Sơ đồ Gantti là sự lựa chọn tốt nhất cho các nhà quản lý để cải thiệnkỹ năng lãnh đạo quản lý dự án.

READ  Tiêu đề CV là gì? Hướng dẫn viết tiêu đề CV hiệu quả | Nttworks.vn

1. Quản lý nhiều nguồn thông tin cùng một lúc

Trợ lý quản lý có thể quản lý một lượng lớn thông tin cùng một lúc. Thông tin dễ nắm bắt với cách trình bày đơn giản và trực quan. Chỉ theo một cách khá đơn giản, với 2 trục đại diện cho chính, Sơ đồ Gantti giúp người quản lý thu thập thông tin một cách dễ dàng. Thông tin về ai chịu trách nhiệm thực hiện dự án, thời gian và thời điểm thực hiện dự án và xác định mối liên hệ giữa các nhiệm vụ.

Lợi ích của biểu đồ Gantt đối với doanh nghiệp

Những lợi ích Sơ đồ Gantti Đối với doanh nghiệp

2. Tăng năng suất làm việc

Nâng cao năng suất. Sơ đồ Gantti giúp nâng cao tính chủ động và trách nhiệm nhằm thúc đẩy năng suất. Thông tin về cả người chịu trách nhiệm về dự án và tiến độ của dự án đều được công bố rộng rãi trên trang web Sơ đồ Gantti giúp mọi người hiểu rõ trách nhiệm của họ tại mọi mắt xích trong dự án. Nó không chỉ là giúp đỡ trưởng nhóm nhưng ngay cả khi các thành viên trong nhóm dự án chủ động ngừng việc, sự chậm trễ ảnh hưởng đến hoạt động của cả dự án.

3. Sử dụng nguồn nhân lực và phân phối công việc hiệu quả

Sơ đồ Gantti để giúp cải thiện việc sử dụng nguồn nhân lực. Bởi vì Sơ đồ Gantti giúp đảm bảo chất lượng dự án bằng cách hạn chế khối lượng công việc. Biểu đồ Gantt trong lập kế hoạch nhằm giúp mọi người có cái nhìn tổng quan, từ đó phân bổ công việc một cách hiệu quả nhất, đảm bảo các nguồn lực được sử dụng hợp lý.

Xem thêm: Sơ đồ tư duy là gì? Những điều bạn cần biết về bản đồ tư duy sáng tạo đẹp mắt

IV. Tạo và áp dụng biểu đồ Gantt để quản lý dự án

Sơ đồ Gantti Theo truyền thống được vẽ rất kỹ lưỡng và cẩn thận. Mọi thay đổi trong dự án là Sơ đồ Gantti đã được sửa đổi hoặc có thể được vẽ lại hoàn toàn. Đây cũng là hạn chế chính của ứng dụng Sơ đồ Gantti các dự án. Tuy nhiên, hiện nay với sự phát triển của công nghệ việc sử dụng các phần mềm vẽ Biểu đồ Gantt trong lập kế hoạch thuận tiện và dễ dàng hơn bao giờ hết. Với phần mềm vẽ Biểu đồ Gantt bạn có thể dễ dàng tạo, cập nhật hoặc chỉ in.

1. Bước 1: Liệt kê các nhiệm vụ

Điều đầu tiên trước khi bạn bắt đầu vẽ Sơ đồ Gantti Bạn phải liệt kê tất cả các công việc cần thiết để làm việc trong dự án. Để dễ dàng liệt kê những đơn vị này, bạn nên tập trung vào mục tiêu của dự án cần đạt được là gì và vạch ra một kế hoạch cụ thể.

Sau khi hoàn thành thẻ đơn vị công việc, hãy đặt thời gian bắt đầu cho dự án này và ước tính thời gian hoàn thành dự án.

2. Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các nhiệm vụ

Những lợi ích Sơ đồ Gantti là sự thể hiện các mối quan hệ và kết nối giữa các nhiệm vụ. Khi bạn đã xác định được các nhiệm vụ quan trọng, hãy xác định thời gian giữa các nhiệm vụ. Công việc nào là cơ sở của hoạt động kia và các hoạt động này ảnh hưởng đến các hoạt động khác như thế nào? Công việc được thực hiện “tuần tự” hoặc “tuyến tính”.

READ  Đối tượng lao động là gì và các yếu tố làm nên quá trình sản xuất | Nttworks.vn

Công việc có thể làm đồng thời là “công việc song song”. Bạn càng có nhiều công việc song song trong dự án của mình, thì dự án của bạn sẽ được hoàn thành càng nhanh.

Xác định các nhiệm vụ thực hiện tuần tự và song song trong dự án. Trong trường hợp các nhiệm vụ này phụ thuộc lẫn nhau hoặc bổ sung cho nhau, cần thận trọng khi thể hiện mối quan hệ giữa chúng. Nếu nó được xác định rõ ràng, nó sẽ hiểu sâu hơn về các hoạt động của dự án trong việc tổ chức nó và sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn trong việc mô tả lịch trình của dự án.

Các mối quan hệ trình tự chính trong biểu đồ Gantt:

  • Dừng lại để bắt đầu – FS không thể bắt đầu cho đến khi các nhiệm vụ trước đó và mối quan hệ của chúng đã được hoàn thành. Nhiệm vụ FS phải được bắt đầu sau đó.
  • Bắt đầu từ đầu – SS không thể được bắt đầu cho đến khi các nhiệm vụ trước đó đã bắt đầu. Các nhiệm vụ đồng thời bắt đầu.
  • Kết thúc để Kết thúc – FF không thể được hoàn thành cho đến khi các nhiệm vụ trước đó đã được hoàn thành. FF kết thúc sau đó.
  • Bắt đầu để kết thúc – Loại SF này rất hiếm.

Các bước tạo biểu đồ Gantt

Các giai đoạn xây dựng Sơ đồ Gantti

3. Bước 3: Tạo biểu đồ Gantt

Khi tất cả các cơ sở dữ liệu cần thiết đã có, đã đến lúc bắt đầu xây dựng Sơ đồ Gantti. Bạn có thể sử dụng phương pháp vẽ thủ công, trang tính Excel hoặc phần mềm vẽ biểu đồ Gantt chuyên nghiệp như Microsoft Project, Gantto, Base WeWork, …

Một số công cụ vẽ Sơ đồ Gantti Dựa trên đám mây có nghĩa là bạn có thể thảo luận ở bất cứ đâu. Nền tảng này cho phép các tài liệu được truy cập và sử dụng ở mọi nơi.

4. Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án

Đừng quên cập nhật tiến độ dự án của bạn Sơ đồ Gantti. Ở trên Biểu đồ Gantt Nếu dự án của bạn đang tiến triển theo chiều thẳng đứng, nó đang tiến triển tốt. Đồng thời, nó cần được cập nhật liên tục, vì có nhiều thay đổi bất ngờ trong quá trình thực hiện dự án.

Ví dụ: Nếu Nhiệm vụ A là cơ sở cho Nhiệm vụ B và Nhiệm vụ A không được hoàn thành đúng tiến độ, ban quản lý dự án phải thực hiện các thay đổi để không ảnh hưởng đến toàn bộ dự án. Vì vậy, bạn cần theo dõi dự án thường xuyên và cập nhật tình hình nhanh chóng để có những điều chỉnh phù hợp. Cập nhật trạng thái thường xuyên giúp bạn dễ dàng cập nhật thông tin về cả hoạt động của đội và các nhà tài trợ.

Xem thêm: Phương pháp học hiệu quả với sơ đồ tư duy

V. Kết luận

Sơ đồ Gantti hay biểu đồ Gantt là một công cụ tuyệt vời giúp người quản lý thực hiện công việc quản lý dự án. Nó là công cụ giúp tổng kết quá trình thực hiện dự án từ những công việc quan trọng đến thời gian thực hiện. Thành thạo công cụ Biểu đồ Gantt là bạn đã thành công trong việc quản lý các dự án nhỏ. Thành công.

Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud