Nghệ thuật giao tiếp qua điện thoại | Nttworks.vn

Kiến Thức Việc Làm 0 lượt xem

Liên lạc qua điện thoại là cách giao tiếp phổ biến nhất, là hình thức giao tiếp nhanh chóng và tiện lợi nhất hiện nay. Hình thức liên lạc này tiện lợi ở chỗ bạn có thể ngồi một chỗ mà vẫn gọi điện nói chuyện với ai đó mà không cần gặp trực tiếp. Nhưng không cần phải gặp mặt trực tiếp, vì vậy liên lạc qua điện thoại đòi hỏi nhiều kỹ năng, làm thế nào để đầu dây bên kia biết được thái độ của bạn trong cuộc trò chuyện này?

Nếu bạn là người nhận cuộc gọi

Là người nhận cuộc gọi, bạn cần duy trì thái độ nhanh nhạy và tích cực khi trả lời cuộc gọi. Bạn nên trả lời điện thoại bằng tiếng chuông thứ 2 hoặc thứ 3, không để chuông quá lâu và cũng đừng vội vàng giật lấy máy, vì cần có thời gian chuẩn bị cho cuộc trò chuyện này. Ngoài ra, bạn sẽ cần một số kỹ năng khác với tư cách là người lắng nghe dưới đây.

1. Đừng để người gọi độc thoại

Người gọi điện thường chuẩn bị kỹ lưỡng về nội dung cuộc trò chuyện, chủ động đi vào vấn đề, đặt câu hỏi cho bạn… Họ nói nhiều nhưng bạn không im lặng lắng nghe mà chỉ trả lời bằng những câu: “Vâng, tôi hiểu. , Tôi nghe anh (chị) nói… ”. Các câu trả lời ngắn gọn, nhưng nó cho người nói thấy rằng bạn vẫn đang lắng nghe họ và hiểu những gì họ nói.

2. Giọng nói chậm, vừa phải

Nếu người gọi cần đưa ra lời khuyên hoặc thảo luận điều gì đó, hãy trả lời họ với giọng chậm rãi, vừa phải, đừng quá to khiến họ khó chịu nhưng cũng đừng quá nhỏ, vì đó không phải là cách họ nghe được. những gì bạn nói rõ ràng khiến họ phải hỏi lại, điều này gây lãng phí thời gian cho bạn và nửa kia.

3.Lắng nghe với một thái độ ấm áp và tích cực

Bạn đừng nghĩ rằng khi nói chuyện điện thoại, người đối diện sẽ không nhìn thấy mặt bạn nếu bạn muốn cau mày hay khó chịu. Lời nói lên án mọi cử chỉ và động tác của bạn. Vì vậy, khi bắt máy, hãy lắng nghe với thái độ niềm nở, tích cực, luôn mỉm cười vì họ cảm nhận được thái độ của bạn.

READ  Mẫu 01/TNDN Excel mới nhất | Nttworks.vn

4. Tránh vừa ăn uống vừa nói chuyện điện thoại

Khi nói chuyện điện thoại không được ăn uống gì vì như vậy có thể làm thay đổi giọng nói của bạn hoặc tệ hơn là làm gián đoạn cuộc trò chuyện, một điều chắc chắn là khi nói chuyện với họ, đầu máy sẽ dễ dàng nhận ra bạn đang ăn. Nó gây ấn tượng xấu với người đối diện vì cho rằng bạn không tôn trọng anh ấy hoặc không coi trọng cuộc trò chuyện.

5. Luôn để sổ và bút trước mặt bạn

Nếu có điện thoại, hãy luôn chuẩn bị sẵn sổ tay và bút để ghi lại những lời tâm sự của khách hàng, đối tác để không bị bỏ sót chi tiết cuộc trò chuyện. Cách làm này cũng có thể giúp bạn chủ động khi trả lời các câu hỏi và thắc mắc của người gọi đến.

6. Không làm vỡ đường ống đột ngột

Nếu không muốn tiếp tục cuộc trò chuyện, hãy tìm cách từ chối một cách lịch sự, không nên kết thúc cuộc gọi một cách đột ngột. Hoạt động này gây ra sự bất tiện cho người khác, và nếu bạn làm việc cho một công ty hoặc tổ chức, nó có thể được phản ánh qua thái độ thô lỗ, thiếu tôn trọng của sếp đối với người khác. bạn bè.

7. Nhớ lại một cuộc trò chuyện nội bộ

Với tư cách là người nghe, bạn cần lặp lại nội dung cuộc trò chuyện để đảm bảo rằng bạn hiểu nội dung cuộc trò chuyện, để khi lặp lại nội dung cuộc trò chuyện, bạn cũng lấy được lòng tin của người gọi. Thể hiện rằng bạn quan tâm đến nội dung của cuộc trò chuyện. vấn đề của bạn, điều này làm cho khách hàng cảm thấy được tôn trọng hơn.

READ  Cách tính lương shipper Giao hàng nhanh chi tiết nhất | Nttworks.vn

Nếu bạn là một người gọi

Trước khi gọi điện cho người khác, bạn cần chuẩn bị trước nội dung cuộc trò chuyện này, nó sẽ giúp bạn vừa chủ động, vừa tiết kiệm thời gian quý báu cho bạn và đối tác. Vì vậy, để trò chuyện qua điện thoại thành công, bạn cần rèn luyện những kỹ năng sau:

1. Nêu danh tính của bạn và mục đích của cuộc gọi

Khi gọi điện cho đối tác, khách hàng, việc đầu tiên bạn nên chào hỏi và nói rõ ràng (họ tên, chức vụ hoặc tên công ty đại diện) để người nghe nắm được thông tin của bạn. Sau đó nhắc lại thông tin cá nhân của họ để đảm bảo rằng bạn đã gọi đúng địa chỉ. Đây là những gì bạn cần làm trước khi bắt đầu cuộc trò chuyện.

2. Cân nhắc thời gian và thời gian của cuộc gọi

Suy nghĩ về thời gian và thời điểm gọi điện. Tránh làm việc ngoài giờ, chẳng hạn như buổi sáng sớm, buổi tối hoặc giờ nghỉ trưa. Vì nhiều người ngày nay bận rộn với công việc của họ và không sẵn sàng để nói chuyện, nên trong trường hợp xấu nhất, bạn sẽ không thoải mái với họ. Bạn cũng nên tránh gọi điện vào đầu giờ làm việc, vì trong thời gian này mọi người thường rất bận và không có nhiều thời gian rảnh để tiếp bạn. Vì vậy, hãy chọn thời điểm thích hợp cho cuộc nói chuyện qua điện thoại để đạt được kết quả như ý muốn.

3. Giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm

Bạn không được hét lên khi gọi điện cho người khác, giọng nói của bạn khó chịu với họ, vì giọng nói của bạn chính là thủ phạm coi thường nhân cách của bạn khi giao tiếp qua điện thoại. Giọng nói nhẹ nhàng, truyền cảm mang đến sự thoải mái, nhẹ nhàng cho người nghe và để lại ấn tượng tốt cho bạn.

READ  Bằng lái xe container là bằng gì, bao nhiêu tuổi lấy được? | Nttworks.vn

Bạn luôn phải mỉm cười khi nói chuyện, bởi vì ngay cả khi người đối diện không thể nhìn thấy bạn, họ vẫn cảm nhận được thái độ mà bạn đang nói chuyện.

4.Chuẩn bị nội dung trao đổi

Bạn không thể gọi cho khách hàng rồi ậm ừ không biết nói gì hoặc mất nhiều thời gian suy nghĩ câu hỏi, như vậy bạn đang lãng phí thời gian và khiến người nhận cảm thấy khó chịu. Nếu bạn gặp những người khó tính, họ có thể từ chối cuộc gọi của bạn. Vì vậy, hãy viết ra mọi điều bạn muốn nói trước để cuộc giao tiếp diễn ra suôn sẻ.

5. Không sử dụng biệt ngữ kỹ thuật

Khi gọi điện tư vấn, đàm phán với đối tác, khách hàng nên sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, tránh dùng những thuật ngữ đặc biệt, vì như vậy khách hàng không hiểu bạn muốn nói gì hoặc tưởng bạn là người thích phô trương nhưng lại làm như vậy. nó ở sai chỗ.

6. Nói lời tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi

Đừng kết thúc cuộc gọi mà không nói lời tạm biệt, nếu không bạn sẽ mất điểm trong mắt người khác. Một lời chào hay một lời chia tay cởi mở, cảm ơn người đã trả lời điện thoại… khiến đối tác của bạn vui hơn và cũng thể hiện rằng bạn là người lịch sự và chu đáo trong công việc.

Liên lạc qua điện thoại giúp chúng ta rút ngắn khoảng cách với gia đình, bạn bè và đồng nghiệp. Trong kinh doanh, nó là công cụ hữu hiệu để đàm phán giữa các bên. Vì vậy, hãy luôn chuẩn bị kỹ lưỡng cho mọi cuộc gọi và nhớ rằng bạn luôn phản hồi nhanh cả khi thực hiện và nhận cuộc gọi, vì thái độ tích cực giúp cuộc trò chuyện diễn ra suôn sẻ. Sự chia sẻ đó mang lại kết quả tốt cho cả đôi bên.

Thủy Lộc

Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud