Mail merge là gì? Hướng dẫn bạn cách sử dụng mail merge đơn giản | Nttworks.vn

Một trang web mới sử dụng WordPress

Hành chính – văn phòng làm việc

1. Biên soạn thư là gì?

Mail Merge là một tiện ích Bảng tính của Google – một trong những công cụ thông tin văn phòng như Microsoft ExcelWord, Powerpoint, Google Scholar, Bản trình bày của GoogleGoogle Mail, Google Doc, … – Còn được gọi là tính năng trình soạn thảo văn bản Microsoft Word là một email dựa trên ứng dụng được thiết kế để cho phép mọi người gửi tin nhắn cho nhiều người cùng một lúc. Mail Merge cho phép bạn tạo nhiều bản sao của một thư cùng một lúc và gửi đến các địa chỉ email khác nhau. Nhiều người còn gọi công việc viết thư là “viết thư”. Đối với trộn thư, bạn chỉ cần có một mẫu cho riêng mình yêu cầu bạn điền một số thông tin nhất định như tên, giới tính, yêu cầu và các bước sau sẽ giúp bạn gửi thư tự động và dễ dàng.

Biên soạn thư là gì?

Đối với các doanh nghiệp, viết thư được coi là một phần không thể thiếu trong cả hoạt động kinh doanh và vận hành bộ máy của họ, có thể kể đến một số hoạt động kinh doanh của ứng dụng trộn thư. Công việc hành chính nhân sự ví dụ: tạo thư mời đối tác và danh sách khách hàng tham dự các sự kiện của công ty, in bản in thử cho nhiều người trong một thao tác, viết email xác nhận thay đổi lương của nhân viên. người lao động cuối năm, giảm thiểu thời gian giao kết hợp đồng lao động (hợp đồng dài hạn, hợp đồng không giới hạn), phiếu lương, bảng lương (lương bổng), biểu mẫu thông báo nội bộthư cảm ơn, .. chỉ trong vài bước đơn giản

Ngoài ra, tiện ích này khá hữu ích cho từng cá nhân người dùng trong trường hợp bạn muốn gửi một bức thư có nội dung giống nhau đến nhiều người khác nhau, ví dụ: Lời chúc đầu năm mới, lời chúc dành cho phụ nữ nhân ngày 20/10, 8/3 ,. ..)

Kiểm toán kế toán

2. Cấu trúc bố cục bức thư

Để sử dụng Mail Merge, bạn cần chuẩn bị những nội dung cốt lõi sau:

2.1. Nguồn dữ liệu

Tùy thuộc vào các yếu tố nội dung, nguồn dữ liệu này cũng sẽ cần được điều chỉnh để trình bày nội dung này một cách chính xác giữa các thư sau khi gửi thư hàng loạt. Các chi tiết có thể tùy chỉnh này có thể là họ tên, địa chỉ nhận thư, tổ chức, công ty, tên công ty … và thường được trình bày dưới dạng danh sách dữ liệu cố định, có thể là tập hợp các liên hệ do Microsoft lập trình. Outlook hoặc nó cũng có thể được trình bày cụ thể dưới dạng bảng tính Excel, bảng tính Word 2010, cơ sở dữ liệu Access, bảng tính Word 2010 hoặc bất kỳ tài liệu nào có cấu trúc phân loại dữ liệu rất rõ ràng.

2.2. Nội dung chính

Đây có thể là nội dung chính mà bạn thường thấy trong thư, ví dụ: tên hoặc địa chỉ của người gửi trên phong bì hoặc có thể xuất hiện trong nội dung thư. nội dung của thư, e-mail hoặc phiếu giảm giá, v.v. Thông thường, nội dung này cũng có các vị trí được xác định trước và hiển thị các chi tiết thay thế được lấy từ nguồn dữ liệu mới. Mỗi phần được chuyển được gọi là một trường (Trường Hợp nhất) và được trình bày dưới dạng tên trường.

Khi bạn có sự kết hợp hoàn chỉnh giữa nội dung cốt lõi và nguồn dữ liệu, Word Mail Merge sẽ giúp bạn tạo một loạt tài liệu hoặc thư giống nhau nhưng khác nhau về nội dung. Nguồn dữ liệu chi tiết tùy chỉnh. Tạo danh sách các nguồn dữ liệu

>> Xem thêm: Cách in văn bản trong Word 2010

3. Bố cục thư được sử dụng như thế nào?

Sử dụng kết hợp thư khá dễ dàng, ngay cả khi bạn không quen thuộc với cả lập trình và công nghệ máy tính. Để soạn thư để gửi thư của bạn, hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở file Word có nội dung thư nháp, trong bài này nếu bạn đã soạn thảo trước đó thì chọn Posts => Start Mail Composition => Step by Step Mail Composition… như trong hình. phía dưới

Việc ghép thư được sử dụng như thế nào?

Sau đó công cụ Soạn sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình giao diện, bạn chọn Letters, rồi Next: Start Document

Bước 2: Nhấp vào Sử dụng tài liệu hiện tại và nhấp vào Tiếp theo (người nhận đã chọn)

Việc ghép thư được sử dụng như thế nào?

Bước 3: Chọn đường dẫn chứa tệp dữ liệu nguồn có định dạng Excel, sau đó chọn biểu dữ liệu và chọn OK

Việc ghép thư được sử dụng như thế nào?

Bước 4: Lúc này trên giao diện sẽ xuất hiện hộp thoại Người nhận Thư, bạn nhấn OK

Việc ghép thư được sử dụng như thế nào?

Bước 5: Sau khi hoàn thành các bước trên, bạn di chuyển chuột đến vị trí muốn chèn, tương tự như hình bên dưới.

Việc ghép thư được sử dụng như thế nào?

Bước 6: Sau khi điền đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết, bạn sẽ nhận được khung hình như sau

Việc ghép thư được sử dụng như thế nào?

Bước 8: Sau khi nhập đầy đủ các tập tin trên, bạn bấm Next: Network Preview để hoàn tất việc kết nối. Sau đó, chúng tôi nhận được kết quả tiếp theo

Việc ghép thư được sử dụng như thế nào?

4. Cách chỉnh sửa danh sách gửi thư trong bảng tính Excel

Điều này nhằm giúp bạn tránh các lỗi khi sử dụng phối thư, và một trong những lỗi phổ biến và thường gặp nhất là lỗi định dạng. Bằng cách này, bạn chỉ cần nhập một cột ô trong bảng tính Excel có chứa các từ khóa trong công thức chuyển đổi hoặc ở định dạng văn bản Excel mà bạn muốn hiển thị trong tài liệu phối thư của mình.

Để thực hiện việc này dễ dàng, bạn phải có hỗ trợ tính năng TEXT trong các công cụ riêng của Excel. Chức năng TEXT cho phép người dùng dễ dàng chuyển đổi hóa đơn, chẳng hạn như ngày tháng năm sinh, thành định dạng văn bản chính xác mà người dùng mong muốn. Nhược điểm của giải pháp này là bạn cần biết các mã định dạng này. Mặc dù những mã này giống với những mã được sử dụng trong tính năng định dạng số tùy chỉnh, nhưng rất ít người dùng Excel biết về sự tồn tại của chúng.

Ví dụ: công thức TEXT (B3, “$ #, ## 0,00”) và TEXT (C5, “K / pp / aa”) chuyển đổi dữ liệu số và ngày thành dữ liệu văn bản (trong ví dụ này). , đây là “$ 12.345,67” và “12/01/10”).

Mẹo. Bạn nên định dạng các ô chứa các công thức này theo một kiểu khác, chẳng hạn như chữ nghiêng hoặc một số màu lạ khác, để nhắc bạn rằng những con số này chỉ là văn bản. Trong các phiên bản Excel trước, những “số” này không thể được sử dụng trong các phép tính. Excel 2016 có thể được sử dụng cho tất cả các công thức ngoại trừ các hàm tổng như SUM và AVERAGE.)

Ưu điểm của việc định dạng số và ngày tháng trong văn bản là văn bản được chuyển đổi từ tài liệu Excel sang tài liệu không bị bóp méo. Các tùy chọn định dạng như phông chữ, kích thước và màu sắc không được thay đổi.

Trên đây là một số chia sẻ về vấn đề “Mail Merge là gì” hi vọng sẽ mang đến cho bạn câu trả lời chung nhất về mail merge là gì qua những thông tin được chia sẻ trong bài viết này. và cách sử dụng thư tổng hợp để soạn và gửi. gửi thư một cách nhanh chóng và hữu ích nhất. Cảm ơn các bạn đã luôn ủng hộ và theo dõi các bài viết của chúng tôi. Chúc may mắn!

Tìm việc nhanh chóng

Chia sẻ trong VK '); $ ('# js_share'). append (""); $ ('# box-social'). addClass ('share');}}); $ (" # see_more "). click (function () {if ($ (this) .attr ('data- ) id ')! = "") {$ .get (' ../ ajax / ajax_blog.php? newid = 7969 & cateid = 223 & begin = '+ $ (this) .attr (' data-id '), function (data) {$ ('. see_more_blog'). append (data); var x = parseInt ($ ("# see_more"). attr ('data-id')) + 1; $ ("# see_more") . attr ("data -id", x);});}}); $ (". show_cm"). click (function () {$ (this) .hide (); $ (". hiden_cm"). show (); $ (".ct_cm"). removeClass ("hiden_dtblog");}); $ (". hiden_cm"). click (function () {$ (this) .hide (); $ ('. show_cm '). show (); $ (". ct_cm"). addClass ("hiden_dtblog");}); $ (". show_cd"). click (function () {$ (this) .hide (); $ ( ". hiden_cd") .show (); $ (". chude"). removeClass ("hiden_dtblog");}); $ (". hiden_cd"). click (function () {$ (this) .hide () ; $ ('.show_cd') .show (); $ (".chude") .addlass ("hiden_dtblog");});

READ  SharePoint là gì? Những lý do nên dùng Microsoft Sharepoint từ bây giờ | Nttworks.vn

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud