Kỹ năng quản lý thời gian là gì? Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả | Nttworks.vn

Một trang web mới sử dụng WordPress

Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng không thể thiếu trong công việc và trong cuộc sống. Vậy kỹ năng quản lý thời gian là gì? Làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả nhất?

1. 06 Kỹ năng lập kế hoạch thời gian không thể thiếu

Khả năng lập kế hoạch thời gian là một kỹ năng quan trọng cả trong công việc và cuộc sống hàng ngày. Nếu bạn không biết cách trang trí thời gian một cách chi tiết, bạn thường phải lo lắng về việc chạy theo thời gian, cuộc sống luôn tròn trịa và mệt mỏi.

READ  Tổng quan về ngành Kỹ thuật cơ khí (Công nghệ kỹ thuật cơ khí ) | Nttworks.vn

Dưới đây TopCV cung cấp cho bạn 6 kỹ năng quản lý thời gian để bạn tham khảo và thực hiện:

Đặt một mục tiêu

Đặt mục tiêu là kỹ năng lập kế hoạch thời gian khoa học nhất.

Nếu bạn có mục tiêu rõ ràng, bạn biết mình cần phải làm gì. Để làm được điều này, bạn cần có một lịch trình cụ thể để hoàn thành mục tiêu của mình. Chỉ có như vậy, bạn mới có thể quản lý thời gian của mình và không để nó trôi qua một cách lãng phí.

Lập danh sách việc cần làm

Khi bạn đã xác định được mục tiêu chính của mình, tiếp theo, bạn sẽ cần liệt kê những công việc cần làm để hoàn thành mục tiêu chính của mình.

Lời khuyên của TopCV là hãy lập một bảng cụ thể để sau khi làm một việc nhỏ, bạn nên đánh dấu vào để không nhớ lâu.

thời kỳ hoàng gia
Danh sách việc cần làm sẽ giúp bạn xử lý từng công việc một cách khoa học và đúng hẹn

Sắp xếp công việc của bạn theo thứ tự ưu tiên

Sau khi đã liệt kê các công việc cần hoàn thành, hãy ngồi xuống bên cạnh để kiểm tra xem công việc nào cần làm trước, công việc nào sau. Đánh dấu những công việc quan trọng cần hoàn thành trước để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn, sau đó mới tiếp tục các công việc còn lại. Làm được điều này, bạn có thể dễ dàng quản lý thời gian và kiểm soát công việc của mình.

Tóm tắt tác phẩm

Bạn nên tập thói quen tóm tắt công việc của mình vào cuối mỗi ngày. Bây giờ đã hết ngày, bạn cần ngồi xuống và xem những gì đã được thực hiện và mất bao nhiêu thời gian để làm những việc này? Nó có thực sự hiệu quả?

Việc này giúp bạn xem lại thời gian dành cho công việc này đã khoa học và hợp lý chưa để có thể tìm hiểu vào ngày hôm sau.

Tiêu điểm

Một trong những cách tốt nhất để tiết kiệm thời gian là tập trung vào những việc cần phải làm. Khi làm một việc gì đó, bạn phải dồn hết tâm sức và trí óc cho nó. Điều này không chỉ giúp bạn đạt được hiệu quả cao mà còn tiết kiệm được nhiều thời gian.

Học liên tục

Thường xuyên tham dự các khóa học ngắn hạn hoặc hội thảo về kỹ năng mềm để chia sẻ kinh nghiệm, hoặc thường xuyên đọc sách để giúp bạn nâng cao kiến ​​thức.

Ban đầu có thể hơi khó khăn nhưng nếu biết cách sắp xếp thời gian một cách khoa học, bạn sẽ cảm nhận được nhiều thời gian của mình hơn.

2. Phương pháp lập kế hoạch thời gian hiệu quả

Nếu muốn quản lý thời gian hiệu quả, TopCV khuyên bạn nên chú ý đến 4 phương pháp sau:

Kiểm tra xem có bị sao nhãng trong công việc không

Việc trộn lẫn sự chú ý của bạn mất rất nhiều thời gian mỗi ngày. Những điều khiến bạn bận tâm và lãng phí thời gian có thể là: lướt web, chơi game, nói chuyện …

Tắt một số tab không liên quan đến công việc, ngừng nói khi bạn cần tập trung vào công việc.

Đừng đảm nhận quá nhiều thứ

Việc gắn bó với quá nhiều nhiệm vụ sẽ khiến bạn rơi vào tình trạng khủng hoảng vì không biết bắt đầu từ đâu. Lúc này rất dễ gây ra tình trạng căng thẳng, suy sụp tinh thần dẫn đến mất khả năng lao động.

Trước khi bắt đầu làm bất cứ điều gì, bạn cần trả lời ba câu hỏi sau:

  • Đầu tiên, bạn có phù hợp với công việc không?
  • Thứ hai, bạn có thời gian cho việc đó không?
  • Thứ ba, mong muốn làm việc này có phù hợp với mục tiêu của bạn không?

Chỉ bắt đầu công việc này nếu câu trả lời của bạn cho ba câu hỏi trên là có. Và nếu câu trả lời là không, hãy thoải mái từ chối công việc này.

thời kỳ hoàng gia
Đừng để bản thân bị đuổi theo

Quản lý thời gian nhờ công nghệ

Chọn công cụ quản lý thời gian và theo dõi công việc hiệu quả nhất.

Phần mềm kinh doanh này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian cho các cuộc họp, báo cáo hoặc các ứng dụng quản lý.

Đó cũng là cách mọi người được quản lý bởi nhiều công ty.

Hãy dành thời gian để thư giãn

Cho não của bạn thời gian để nghỉ ngơi. Đừng bao giờ làm việc liên tục 8 – 10 tiếng mà không ngừng nghỉ, ngay cả khi thời hạn đã đẩy bạn.

Bộ não của bạn cũng cần được nghỉ ngơi và phục hồi.

Hãy nghỉ ngơi trong ngày. Thời gian nghỉ ngơi phù hợp sẽ giúp bạn có được khoảng thời gian nghỉ ngơi quý giá mà tâm trí dành cho bạn, giúp bạn suy nghĩ sáng tạo và làm việc hiệu quả hơn.

3. Thời gian là thứ quý giá nhất

Biết sự khác biệt giữa “khẩn cấp” và “quan trọng”

Sự phân biệt giữa “khẩn cấp” và “quan trọng” được cho là chìa khóa để bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên thời gian và khối lượng công việc cũng như cách tiếp cận đúng đắn để giải quyết vấn đề.

Để hiểu được sự khác biệt này, bạn cần phân biệt giữa công việc quan trọng và công việc khẩn cấp.

Vậy đâu là công việc quan trọng và công việc khẩn cấp?

Điều quan trọng là nếu bạn không làm, nó sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng không chỉ cho bạn mà cho nhiều người khác.

Công việc khẩn cấp đòi hỏi bạn phải chú ý, nhưng bạn có làm ngay hay không cũng không thành vấn đề.

Lập kế hoạch hiệu quả

Bạn cần lập kế hoạch hiệu quả để hoàn thành công việc tốt nhất và tiết kiệm thời gian.

Để lập kế hoạch hiệu quả, bạn cần làm theo các bước sau:

  • Đặt mục tiêu lớn nhất.
  • Xác định những công việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu.
  • Chuẩn bị về các nguồn lực, ở đây có thể là các kỹ năng, kiến ​​thức và chuyên môn cần thiết để ứng phó với công việc.
  • Lên lịch cụ thể và tính toán thời gian
  • Chỉ định một phương pháp theo dõi.

Dừng ý định làm việc trên “đa nhiệm” ngay bây giờ

Đa nhiệm là gì? Đa nhiệm có thể hiểu là thực hiện nhiều công việc cùng một lúc. Nhiều người tự tin rằng họ có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Đây là một quan niệm sai lầm và không hiệu quả.

Làm quá nhiều công việc cùng một lúc sẽ làm giảm chỉ số IQ và EQ của bạn, lãng phí thời gian và giảm năng suất tổng thể.

Lời khuyên của TopCV là hãy thực hiện từng công việc một cách hiệu quả nhất.

Kiểm soát căng thẳng

Áp lực và căng thẳng trong công việc ảnh hưởng đến tinh thần của bạn. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả công việc và cả chất lượng công việc của bạn. Kiến thức về quản lý căng thẳng sẽ giúp bạn không rơi vào tình trạng căng thẳng kéo dài hoặc mất kiểm soát trong công việc.

Căng thẳng kéo dài gây ra nhiều vấn đề cho sức khỏe cả thể chất và tinh thần của bạn.

Học cách đối phó và giảm căng thẳng, lo lắng để cải thiện hiệu suất.

Đối phó với thời gian

Kẻ trộm thời gian tồn tại suốt đời, kẻ trộm thời gian có thể là: đồ đạc cá nhân trong giờ, khách hỏi, đồng nghiệp nhờ vả, bạn bè nhắn tin, gọi điện không cần thiết …

Vậy bạn đối phó với thời gian như thế nào?

Đầu tiên bạn phải xác định rõ ràng kẻ trộm của bạn là ai. Kế hoạch tiếp theo là loại bỏ những tên trộm thời gian này ra khỏi cuộc sống của bạn.

Hãy loại bỏ chúng và lấy lại thời gian và kiểm soát nó một cách hiệu quả.

thời kỳ hoàng gia
Đừng để kẻ trộm thời gian xâm nhập cuộc sống của bạn

Phương pháp 4D: đường dẫn – rõ ràng – ủy quyền – chuyển tiếp

Làm thế nào để quản lý thời gian theo phương pháp 4D? Đầu tiên chúng ta cần tìm hiểu về phương pháp 4D.

4D là chữ viết tắt của Do – Dump – Delegate – Defer, nghĩa là:

Làm điều đó: Làm việc ngay trước mặt bạn

Thùng rác: Loại bỏ công việc vô nghĩa ngay lập tức

Ủy quyền: Giao công việc cho người có thể xử lý bạn tốt hơn

Hoãn lại: Nếu bạn không thể làm điều này ngay bây giờ, hãy ghi nó vào một cuốn sổ và lên kế hoạch thực hiện.

Nguyên tắc Pareto (nguyên tắc 80/20)

Nguyên tắc này có nghĩa là 20% nguyên nhân chiếm 80% hậu quả.

Con số 80-20 không phải là con số tuyệt đối, nhưng phương pháp này nhằm nhấn mạnh rằng sự phân bố giữa các sự vật trong cuộc sống là không đồng đều.

Nếu biết vận dụng linh hoạt nguyên tắc Pareto sẽ giúp các công ty tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả một cách hiệu quả nhất.

Phương pháp 40-30-30-10

Phương pháp 40-30-30-10 cũng là một phương pháp quản lý thời gian phổ biến.

Phương pháp 40-30-30-10 được sử dụng như sau:

  • 40%: Thời gian cho công việc quan trọng nhất
  • 30%: Thời gian cho nhiệm vụ quan trọng thứ hai
  • 20%: Thời gian cho nhiệm vụ quan trọng thứ ba
  • 10%: Bạn có thời gian để kết hợp mọi thứ

Xem qua quy luật này, chắc chắn bạn sẽ đưa ra được lựa chọn hợp lý nhất cho mình.

Thời gian là thứ quý giá nhất

Bạn thường muốn nói: “Nếu chỉ có 48 giờ mỗi ngày thì tốt biết bao”.

Thời gian là thứ quý giá nhất

Thật vậy, trong tất cả các nguồn lực mà người quản lý sử dụng, thời gian được coi là quý giá nhất.

Nếu bạn không thể quản lý và kiểm soát thời gian của mình, chắc chắn bạn sẽ rất khó quản lý những việc khác.

Vì vậy, không ngoa khi nói rằng THỜI GIAN LÀ TỐT NHẤT CÓ GIÁ TRỊ NHẤT.

Kỹ năng quản lý thời gian là điều tối quan trọng nếu bạn muốn thành công. Qua bài viết trên, TopCV mong rằng bạn có thể lên kế hoạch thời gian hợp lý để đạt được kết quả tốt trong công việc và dành nhiều thời gian hơn cho bạn bè, gia đình và người thân. Đừng quên chia sẻ nếu bạn thấy bài viết hữu ích.

Tại TopCV, bạn có thể tham khảo một số kỹ năng mềm rất hữu ích cho công việc như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng lập kế hoạch,….

Nội dung thuộc bản quyền của TopCV.vn, được bảo vệ bởi luật bản quyền DMCA.
Vui lòng không trích dẫn nội dung của trang web khi chưa được sự cho phép của TopCV.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud