[Hướng dẫn] Cách viết mẫu thư xin lỗi khách hàng chuẩn và chuyên nghiệp | Nttworks.vn

Một trang web mới sử dụng WordPress

Trong quá trình làm việc, công ty, bộ phận kinh doanh không tránh khỏi những sai sót khiến khách hàng không hài lòng. Lúc này, họ cần gửi lời xin lỗi đến khách hàng và cách xử lý sự cố. Vậy viết thư xin lỗi khách hàng mẫu như thế nào để đảm bảo tính chuyên nghiệp và chuẩn mực? Xem bài viết tiếp theo của JobsGO.

Mẫu lời xin lỗi khách hàng là gì?

Mẫu lời xin lỗi khách hàng là gì?

Mẫu lời xin lỗi khách hàng là gì?

Thư xin lỗi khách hàng có thể hiểu là thư từ hay thư điện tử dùng để gửi các vật phẩm cho khách hàng, tổ chức, công ty, v.v. Mục đích của lá thư này là gửi lời giải thích và lời xin lỗi chân thành. Chân thành nhất với khách hàng về những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc, hợp tác hay giao thương, buôn bán. Từ đó, khách hàng có thể cảm nhận và có cái nhìn tổng quan hơn về công ty.

👉 Xem thêm: [TỔNG HỢP] 7 mẫu thư cảm ơn phổ biến nhất năm 2021

Viết thư xin lỗi khách hàng theo mẫu như thế nào?

Không có yêu cầu bắt buộc phải tuân theo một tiêu chuẩn nhất định cho giấy tiêu đề này. Tùy từng trường hợp mà cá nhân, tổ chức có thể ghi khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, bức thư phải cung cấp một số nội dung sau:

READ  Đại học Sân khấu Điện ảnh TP HCM- Ngôi trường của nhiều diễn viên nổi tiếng | Nttworks.vn

Nói lời xin lỗi với khách hàng

Thư xin lỗi gửi đến khách hàng thì phải gửi ngay cho anh một lời xin lỗi chân thành. Bạn không cần phải cầu kỳ, chỉ cần “Xin lỗi, là lỗi của chúng ta…” để ban đầu xoa dịu sự tức giận và không hài lòng của khách hàng.

Thừa nhận những sai lầm đã mắc phải

Trong trường hợp này, bạn có thể cảm thấy hoàn toàn có lỗi và lời xin lỗi có thể làm tổn hại đến lòng tự trọng của bạn. Tuy nhiên, hãy định vị mình để nhìn nhận vấn đề một cách chính xác và khách quan nhất. Có thể ở một khía cạnh nào đó, bạn thực sự sai và bạn đang khiến khách hàng không hài lòng. Và bất kể lỗi nhỏ hay lớn, điều quan trọng là phải thừa nhận nó, chỉ ra nó như một cái cớ và để khách hàng bỏ qua nó.

Viết thư xin lỗi khách hàng theo mẫu như thế nào?

Giải thích cho khách hàng

Sau khi xin lỗi và thừa nhận lỗi lầm của mình, bạn cũng phải giải thích cho khách hàng hiểu chuyện gì đã xảy ra. Tóm tắt ngắn gọn lý do tại sao lại như vậy. Lưu ý rằng lời giải thích khác với lời bào chữa, bào chữa và buộc tội. Bạn cần tiếp cận vấn đề một cách khách quan nhất để khách hàng hiểu bạn.

Tìm giải pháp cho vấn đề

Xin lỗi, giải thích sẽ không hiệu quả với khách hàng trừ khi bạn cung cấp giải pháp phù hợp. Do đó, bạn phải nêu rõ trong thư xin lỗi gửi khách hàng cách khắc phục hậu quả và bồi thường thiệt hại cho khách hàng. Bạn nên làm như thế nào để giữ chân khách hàng, đảm bảo uy tín và sự chuyên nghiệp cho bản thân và doanh nghiệp.

READ  CEO và Chairman có gì khác nhau?  | Nttworks.vn

Mong quý khách hàng bỏ qua lỗi lầm

Mục đích của lời xin lỗi là mong muốn giải quyết vấn đề, cho rằng khách hàng đang bỏ qua. Vì vậy, bức thư này cũng phải đề cập đến mong muốn của bạn và mong được khách hàng hiểu và bỏ qua những sai sót, lỗi lầm mà bạn đã mắc phải. Không cần viết quá dài, viết quá đà, chỉ cần làm cho nó dễ hiểu nhất có thể. Ví dụ “Tôi thực sự hy vọng bạn có thể tha thứ cho sai lầm của chúng tôi lần này…”

Giữ liên lạc với khách hàng

Điều quan trọng nhất sau lời xin lỗi là giữ liên lạc và chăm sóc khách hàng chu đáo. Bằng cách này, bạn có thể khôi phục niềm tin của khách hàng để tìm hiểu cách tiếp tục ủng hộ các dịch vụ và sản phẩm của bạn. Tuy nhiên, cũng phải chú ý điều độ, không vừa phải, không gây phiền hà cho khách hàng.

👉 Xem thêm: [Hướng dẫn] Cách viết thư thu tiền gửi khách hàng thông minh và lịch sự

Giữ liên lạc với khách hàng

Giữ liên lạc với khách hàng

Cần lưu ý khi viết lời xin lỗi khách hàng

Khi viết lời xin lỗi khách hàng, ngoài những thông tin cần thiết, cần ghi rõ một số câu hỏi về hình thức, thời gian, … như sau:

  • Tuyệt đối không mắc lỗi chính tả, đó là điều cấm kỵ trong mọi văn bản. Đặc biệt là kèm theo một lời xin lỗi.
  • Ngôn ngữ xin lỗi của thân chủ phải đúng mực, lịch sự, chân thành, tránh vòng vo, vòng vo, đổ lỗi cho người khác.
  • Thời điểm tốt nhất để gửi lời xin lỗi đến khách hàng là trong vòng 24 giờ kể từ khi xảy ra tai nạn nếu bạn muốn xin lỗi và xử lý lỗi nhanh chóng.
  • Thư xin lỗi của khách hàng phải được gửi đến đúng đối tượng, có nội dung cụ thể, chính xác. Điều tồi tệ nhất là bạn gửi những email có cùng nội dung, sai tên khách hàng, v.v.
READ  Set menu là gì? Ý nghĩa của quy trình set menu trong nhà hàng | Nttworks.vn

Bây giờ hãy tải xuống một số mẫu thư xin lỗi khách hàng phổ biến nhất

Bây giờ hãy tải xuống một số mẫu thư xin lỗi khách hàng phổ biến nhất

Bây giờ hãy tải xuống một số mẫu thư xin lỗi khách hàng phổ biến nhất

Như đã đề cập ở trên, không có yêu cầu bắt buộc cụ thể nào đối với mẫu thư này. Bạn có thể viết một lá thư khác nhau cho từng trường hợp. Nếu bạn nào chưa thiếu kinh nghiệm, chưa biết viết thư này thì có thể tải và xem một số mẫu dưới đây nhé!

  • Ví dụ về thư xin lỗi gửi đến khách hàng tại khách sạn: Tải ngay
  • Mẫu xin lỗi khách hàng trong trường hợp sự cố kỹ thuật: Tải ngay
  • Mẫu thư xin lỗi khách hàng về chất lượng dịch vụ: Tải ngay
  • Ví dụ về lời xin lỗi vì giao hàng muộn cho khách hàng: Tải ngay
  • Mẫu thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng anh: Tải ngay

Trên đây là tổng hợp những thông tin về cách viết thư xin lỗi theo mẫu gửi đến bạn đọc quan tâm. Cảm ơn các bạn đã quan tâm và theo dõi các bài viết của chúng tôi. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngại để lại bình luận.

👉 Xem thêm: 5 Hình Thức Chào Mừng Bán Hàng Trực Tuyến Tốt Nhất Để Thu Hút Khách Hàng

JobsGO

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud