Hướng dẫn cách viết biểu mẫu kế hoạch tổ chức cuộc họp | Nttworks.vn

Một trang web mới sử dụng WordPress

Công việc quản lý điều hành

1. Kế hoạch cuộc họp là gì?

Ý bạn là gì về kế hoạch cuộc họp? Và bắt đầu viết mẫu kế hoạch họp từ đâu? Và viết như thế nào? Điều tra thông tin bên dưới.

1.1. Tìm hiểu lập kế hoạch cuộc họp là gì?

Cuộc họp là một trong những điểm quan trọng nhất của công việc quyết định đến sự thành công của một công ty. Tổ chức một cuộc họp là cách hiệu quả nhất để lấy ý kiến ​​đa chiều của nhiều người cùng một lúc để trao đổi, thảo luận và đi đến quyết định chung cuối cùng đưa ra hướng đi phù hợp nhất.

Căn cứ vào mục tiêu, phương hướng, nhiệm vụ hàng năm, hàng tháng của công ty và yêu cầu công việc của đơn vị, các trưởng bộ phận điều hành xây dựng và phân công trách nhiệm cho các thành viên. tổ chức các cuộc họp, kế hoạch tổ chức các cuộc họp quan trọng hàng tháng và tổng kết cuối năm.

Việc chuẩn bị kế hoạch trước cuộc họp là vô cùng quan trọng để cuộc họp diễn ra thành công, hạn chế những bất đồng và đạt được kết quả như mong muốn. Tiếp theo, phải lập biên bản làm việc để ghi lại những thông tin đáng chú ý nhất.

Một kế hoạch cuộc họp mô tả những chủ đề sẽ được thảo luận và theo trình tự. Đây có thể là một tổng quan chính thức, bao gồm lời kêu gọi hành động và một số bước liên quan đến các đơn vị kinh doanh cũ và mới. Hoặc chương trình có thể rất đơn giản – một hoặc hai mục có thời gian để thảo luận hoặc biểu quyết. Tất cả phụ thuộc vào mục đích của cuộc họp nhóm và nhu cầu của công ty hoặc nhóm của bạn. Chương trình họp a biên bản họp Hội đồng thành viên hoặc Biên bản họp Ban quản trị có thể rất khác so với một hội nghị hoặc hội thảo, nhưng mục tiêu đều giống nhau: thông báo cho những người tham gia về các chủ đề sẽ được thảo luận và làm cho quá trình họp diễn ra dễ dàng hơn.

READ  Tầm nhìn là gì? Điểm khác biệt giữa tầm nhìn và sứ mệnh | Nttworks.vn

Timviec365.vn sẽ giúp bạn lên kế hoạch cho một cuộc hẹn đầy đủ và chi tiết để tham khảo và sử dụng.

>> Tải mẫu kế hoạch họp miễn phí tại đây !!

1.2. Hướng dẫn chuẩn bị mẫu kế hoạch họp tiêu chuẩn

Để tạo được mẫu kế hoạch họp tốt nhất, bạn cần chú ý những vấn đề sau.

– Chủ đề cuộc họp

– Thời gian

– Nơi

– Thành phần

– Các giai đoạn chuẩn bị

Lời mời tham gia một cuộc họp

+ Đặt chỗ trước

+ Sắp xếp vệ sinh các phòng họp.

+ Kiểm tra ánh sáng, bàn ghế, điều hòa, ổ cắm, điện.

Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp.

+ Chuẩn bị nước uống.

+ Laudlina.

+ Máy chiếu, máy tính, màn chiếu, TV.

+ Tạo lời mời và duyệt.

+ Gửi lời mời.

+ Nhắc bạn tham gia cuộc họp trước 60 phút.

– Chi phí

Tùy theo tính chất của cuộc họp mà bạn sẽ dựa vào đó để chuẩn bị và lên kế hoạch cho chương trình, nội dung và lịch trình của cuộc họp. Logistics là một trong những khâu quan trọng nhất. Nội dung chương trình xây dựng cần chú ý, cần dựa trên các ý kiến ​​khác nhau của mọi người trong công ty.

Các chức vụ quản lý hành chính

>> Tải mẫu kế hoạch họp miễn phí tại đây !!

Tệp kế hoạch cuộc họp mẫu

2. Mục đích và lợi ích của một kế hoạch họp tốt

Tổ chức các cuộc họp trong tương lai và trong quá khứ ở một nơi để tăng khả năng hiển thị và trách nhiệm giải trình. Tạo một chương trình họp kết nối, suôn sẻ mà mọi người đều có thể truy cập và đóng góp. Tránh các giả định khi quản lý cuộc họp bằng các cảnh báo, thông báo và yêu cầu cập nhật tự động.

READ  Dude là gì? Sự thật thú vị về nghĩa đa dạng của dude | Nttworks.vn

Ghi biên bản cuộc họp trực tiếp vào kế hoạch cuộc họp và bao gồm các tệp và nhận xét về các chủ đề và hoạt động có liên quan.

Nâng cao các cuộc họp của bạn với một công cụ lập kế hoạch cuộc họp hiệu quả

Cho dù bạn đang sử dụng mẫu hay tạo mẫu của riêng mình, Công cụ lập kế hoạch cuộc họp có thể là một công cụ tuyệt vời để tập trung vào các cuộc họp. Dưới đây là một số mẹo để tạo và sử dụng kế hoạch cuộc họp để đảm bảo đạt được các mục tiêu của bạn mà không lãng phí thời gian hoặc thất vọng.

Lên lịch cuộc họp của bạn sớm. Đừng đợi đến phút cuối cùng mới bắt đầu viết kế hoạch họp. Bắt đầu tốt trước cuộc họp giúp bạn có thời gian chuẩn bị tài liệu chuyên môn và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào dựa trên phản hồi từ các thành viên trong nhóm.

Đặt mục tiêu rõ ràng cho cuộc họp của bạn. Mục đích có thể được coi là một bản tóm tắt rất ngắn gọn về những gì đang được thảo luận tại cuộc họp. Điều này cần được lưu ý ở đầu kế hoạch cuộc họp, dưới tiêu đề cuộc họp, hoặc dưới tiêu đề kế hoạch cuộc họp.

Ưu tiên các mục lập kế hoạch cuộc họp. Khi mô tả các điểm cần thảo luận, hãy thêm chúng theo thứ tự quan trọng đối với lịch trình cuộc họp. Các cuộc họp nổi tiếng là kéo dài quá giờ và bạn không muốn bỏ lỡ một chủ đề quan trọng do thiếu thời gian.

Chia các chủ đề lập kế hoạch cuộc họp thành các điểm chính. Việc biên soạn một cái nhìn tổng quan chi tiết hơn, chia các chủ đề lập kế hoạch cuộc họp thành các phần để xem xét sẽ giúp người tham gia thấy được các vấn đề chính. Điều này cho phép bạn tập trung vào cuộc thảo luận và có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian.

READ  Maintenance là gì? Tầm quan trọng của bộ phận bảo trì với doanh nghiệp | Nttworks.vn

Mục đích và lợi ích của một kế hoạch họp tốt

Dành đủ thời gian cho từng mục trong kế hoạch cuộc họp. Điều này là quan trọng, nhưng không nhất thiết phải dễ dàng. Các cuộc họp luôn cần sự linh hoạt nhất định và việc ưu tiên các điểm lập kế hoạch cuộc họp giúp đảm bảo rằng các vấn đề quan trọng được giải quyết. Tuy nhiên, dành đủ thời gian cho mỗi chủ đề lập kế hoạch cuộc họp sẽ giúp người tham gia giải quyết hiệu quả các vấn đề đang được giải quyết.

>> Tải mẫu kế hoạch họp miễn phí tại đây !!

Cho biết liệu một mục trong lịch trình cuộc họp có yêu cầu quyết định hay không. Một số vấn đề được thảo luận tại cuộc họp có thể bao gồm các chủ đề thảo luận hoặc các vấn đề cần được giải quyết hoặc biểu quyết. Đảm bảo lịch trình cuộc họp của bạn rõ ràng để những người tham gia biết liệu họ có tham gia vào quá trình ra quyết định hay không.

Để các thành viên biết cách chuẩn bị cho cuộc họp. Chia sẻ trước kế hoạch cuộc họp với các thành viên trong nhóm không chỉ cho họ biết những gì sẽ xảy ra trong cuộc họp mà còn mô tả những sự chuẩn bị cần thiết.

Liệt kê những người chịu trách nhiệm gửi chủ đề. Những người tham gia cuộc họp cần có vai trò và trách nhiệm rõ ràng để giữ cho quá trình diễn ra suôn sẻ.

Dành thời gian cho cuộc họp đánh giá. Thêm không gian để đánh giá cuộc họp vào cuối kế hoạch cuộc họp để cải thiện các quy trình trong tương lai. Đây cũng có thể là thời gian để những người tham gia làm rõ những vấn đề được đưa ra tại cuộc họp hoặc đề xuất các chủ đề cho cuộc họp tiếp theo.

Hi vọng chia sẻ bài viết trên sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về việc lên lịch họp và tải biểu mẫu hữu ích. Hãy chia sẻ những thông tin trên với bạn bè của bạn để có được những thông tin hữu ích về việc lập kế hoạch tổ chức cuộc họp. Xin chân thành cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm đến bài viết trên của chúng tôi.

Chia sẻ trong VK '); $ ('# js_share'). append (""); $ ('# box-social'). addClass ('share');}});

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud