Hướng dẫn cách sử dụng mail merge trong Word, Excel | Nttworks.vn

Một trang web mới sử dụng WordPress

Tuy nhiên, là một tính năng hỗ trợ nhiều người dùng, tính năng trộn thư không phổ biến bằng. Vậy soạn thảo thư là gì và cách sử dụng soạn thảo thư như thế nào trong các vấn đề công việc hiện nay?

Biên soạn thư là gì?

Liên minh Bưu điện là tính năng đặc biệt dùng để soạn email dựa trên giao diện nền tảng Microsoft Word hoặc Excel. Tính năng này cho phép người dùng tạo nhiều bản sao email để gửi đến các địa chỉ khác nhau.

Hướng dẫn sử dụng trộn thư trong Word, Excel - Hình 1
Biên soạn thư là gì?

Với tính năng này, người dùng chỉ cần có một mẫu tin nhắn nhất định. Ngoài ra, còn có một số thông tin cơ bản khác nhau, chẳng hạn như tên, giới tính, nội dung bắt buộc của bức thư. Tính năng trộn thư giúp bạn gửi nội dung email tự động nhanh nhất.

Xem ngay: Cách viết đơn xin việc công ty không thể bỏ qua

Hợp nhất Thư trong Word là gì?

Tính năng Microsoft Word Mail Merge là một tính năng giúp người dùng tiết kiệm thời gian khi xử lý các biểu mẫu tài liệu đơn giản, chẳng hạn như hợp đồng lao động, thư mời, thông báo, v.v. từ. Chỉ cần người dùng có sẵn một mẫu word, tính năng này sẽ giúp bạn hoàn thành mọi thứ trong thời gian rất ngắn.

Kết hợp Thư trong Excel là gì?

Bật tính năng này lên vượt trội nghĩa là một phương pháp để tự động nhập dữ liệu từ bảng tính bên ngoài vào tài liệu chuẩn. Từ đó, người dùng có thể tạo ra nhiều nội dung với tính năng cá nhân hóa cao mà không mất quá nhiều thời gian cho việc soạn thảo văn bản.

Tuy nhiên, công cụ này được sử dụng phổ biến hơn trong MS Word. Và nếu bạn muốn sử dụng chương trình này trong Excel, bạn cần chú ý những điều sau:

  • Phạm vi ô phải chứa dữ liệu được nhập.
  • Mỗi phạm vi ô phải chứa nội dung văn bản.
  • Công thức truy cập dữ liệu cho ô nửa đen hiện tại phải dựa trên một hàm gián tiếp.
  • Sử dụng các công thức khác nhau để tạo ra một bức thư hoàn chỉnh.

Cấu trúc thành phần thư

Trước khi bắt đầu sử dụng kết hợp thư, chúng ta cần hiểu cấu trúc của tính năng này. Cấu trúc tạo từ trong Word và Excel chứa các thông tin sau:

Nguồn gốc của dữ liệu

Trong phần này, tùy thuộc vào nội dung và nguồn dữ liệu, cũng cần điều chỉnh để trình bày chính xác nội dung sau khi tạo các loại thư điện tử khác nhau thông qua tính năng. Những điều chỉnh này thường như sau:

  • Tên và địa chỉ của người nhận email
  • Tên của các tổ chức và công ty lưu trữ thư

Trong thư soạn thư, tất cả các nguồn dữ liệu được hiển thị trong một danh sách cố định do người dùng tạo. Các danh sách dữ liệu này có thể là:

  • Tóm tắt sổ địa chỉ người gửi
  • Bảng tính trong Excel
  • Bảng tính được tạo trong Word
  • Các tài liệu có cấu trúc tách biệt dữ liệu rõ ràng…

Nội dung chính của việc biên soạn thư

Nội dung hiển thị trong email sử dụng thư tổng hợp về cơ bản giống như trong các email thông thường khác, chẳng hạn như chứa thông tin cơ bản sau:

  • Tên và địa chỉ của người gửi thư
  • Tên và địa chỉ của người nhận email
  • Nội dung email…

Thông thường, các nội dung này được đặt ở các vị trí hiện có và chỉ hiển thị nội dung thay đổi khi người dùng lấy nguồn dữ liệu từ một vị trí mới.

Khi bạn đã kết hợp đủ nội dung cốt lõi với nguồn dữ liệu của mình, Word có thể giúp bạn tạo một loạt các bức thư mẫu hoàn chỉnh. Tuy nhiên, nội dung chính thay đổi tùy thuộc vào những thay đổi của người dùng.

Cách sử dụng thư thông thường trong Word

Sử dụng kết hợp thư cũng rất dễ dàng ngay bây giờ. Ngay cả khi bạn không có kiến ​​thức về kỹ thuật, bạn vẫn có thể làm được. Tùy thuộc vào chương trình, bạn sẽ cần làm theo các bước sau để tạo danh sách gửi thư của mình.

  • Bước 1: Mở tệp Word có nội dung hiện có. Tại đây bạn chọn đường dẫn sau: Đăng / Bắt đầu gửi thư / Thuật sĩ gửi thư từng bước
Hướng dẫn sử dụng trộn thư trong Word, Excel - Hình 2
Hướng dẫn cơ bản để sử dụng phối thư
  • Bước 2: bấm vào ô “Sử dụng tài liệu hiện tại“. Sau đó, chọn “Tiếp theo, chọn người nhận
Hướng dẫn sử dụng trộn thư trong Word, Excel - Hình 3
Bấm vào hộp Sử dụng Tài liệu Hiện tại
  • Bước 3: Tìm ô chứa tệp dữ liệu ở định dạng Excel. Sau đó nhấp vào “Mở”Mở bằng hình ảnh.
Hướng dẫn sử dụng trộn thư trong Word, Excel - Hình 4
Định vị ô chứa tệp dữ liệu ở định dạng Excel
  • Bước 4: Lúc này, giao diện màn hình sẽ mở ra hộp thoại Mail Writers, nhấn vào “Được chứ“.
Hướng dẫn sử dụng trộn thư trong Word, Excel - Hình 5
Hộp thoại Người nhận Hộp thư
  • Bước 5: Sau khi thực hiện các thao tác trên, di chuyển con trỏ chuột đến vị trí nhập liệu như trong ví dụ.
Hướng dẫn sử dụng trộn thư trong Word, Excel - Hình 6
Di chuyển chuột đến vị trí bạn muốn nhập
  • Bước 6: Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần thiết. Sản phẩm cuối cùng phải như trong hình.
Hướng dẫn sử dụng trộn thư trong Word, Excel - Hình 7
Tìm hiểu sản phẩm cuối cùng
  • Bước 7: bấm để chọn “Tiếp theo: Xem trước tin nhắn của bạn”Để hoàn tất quy trình.

Tìm hiểu thêm về cách căn lề trong Word chuẩn nhất để có văn bản đẹp

Cách chỉnh sửa tính năng kết hợp thư trên trang tính Excel

Để chỉnh sửa nội dung của thư phối thư trong bảng tính Excel. Bạn phải sử dụng tính năng văn bản để điều chỉnh các công cụ Excel. Đối với tính năng văn bản, người dùng có thể dễ dàng chuyển đổi các thông tin dữ liệu khác nhau như ngày tháng năm sinh, họ tên sang định dạng khác theo ý muốn của người dùng. Tuy nhiên, khó khăn với các phương pháp này là bạn cần biết các mã định dạng văn bản, mặc dù các mã này khá giống với các mã được sử dụng trong chế độ đánh số tùy chỉnh.

Ở đây, các ô chứa công thức phải được định dạng bằng một kiểm tra định dạng khác để hệ thống hiểu rằng đây chỉ là văn bản thuần túy. Do đó, nếu bạn có một danh sách gửi thư tùy chỉnh, thông tin sẽ không bị bóp méo và email vẫn giữ được chất lượng. Nó không thay đổi tùy chọn phông chữ, kích thước hoặc màu sắc.

Đây là một số chia sẻ Newstimviec Tính năng trộn thư là gì? Với nó là cách sử dụng tiêu đề thư Cơ bản cho người dùng. Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ học được cách gửi thư nhanh nhất có thể thông qua tính năng trộn thư để phục vụ cho nhiều công việc của bạn và doanh nghiệp.

Mọi điều kỹ năng văn phòngMẹo giúp bạn đối phó với các tình huống công việc

READ  Top 4 phần mềm lập thời gian biểu cá nhân hữu ích cho học sinh, sinh viên | Nttworks.vn

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud