Hướng dẫn cách lập file quản lý văn bản bằng Excel hiệu quả | Nttworks.vn

Một trang web mới sử dụng WordPress

1. Phân loại tài liệu cần lưu trữ

– Tài liệu nội bộ: là những giấy tờ, văn bản, tài liệu được sử dụng trong công ty, xí nghiệp, cơ sở. Thường thấy các thông báo, quyết định, quy chế, kế hoạch công tác, tổng hợp báo cáo thường kỳ,… được chuyển từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc đến từng bộ phận. Các tài liệu này chỉ có giá trị sử dụng nội bộ, thông tin được áp dụng nội bộ.

Tài liệu sử dụng nội bộ

Các tài liệu nội bộ này trong tương lai sẽ là cơ sở cho cả nhân viên của công ty trong việc thực hiện công việc của họ và cho các nhà quản lý kiểm tra xem nhân viên có tuân thủ các quy định hay không.

– Văn bản đến: là văn bản gửi từ bên ngoài công ty, có thể là thông báo từ cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, văn bản của doanh nghiệp từ chính quyền, cơ quan công quyền hoặc các bên liên quan như báo chí, khách hàng hoặc cộng đồng.

– Văn bản đi: là văn bản do các công ty, tổ chức, cơ sở gửi cho các đối tượng bên ngoài.

Cho đến nay, việc quản lý văn bản trên giấy tờ đã không còn được triển khai nhiều như trước. Vì nó có nhược điểm rất lớn: tốn diện tích cất giữ, dễ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khách quan (ẩm ướt, để quá lâu, chuột bọ, …). Ngoài ra, nếu muốn tìm kiếm một tài liệu cụ thể, người làm công tác lưu trữ cần nhiều thời gian để tìm được văn bản đó.

Sử dụng Excel trong quản lý tài liệu
Sử dụng Excel trong quản lý tài liệu

Đó là lý do tại sao nó được thành lập tệp quản lý tài liệu trong excel giải quyết mọi vấn đề khi lưu trữ tài liệu cũ. Tìm tài liệu trong Excel cực kỳ dễ dàng, không chiếm dung lượng và có thể dễ dàng chia sẻ với những người bạn cần.

Phần mềm lưu trữ miễn phí

2. Làm thế nào để tạo một tệp quản lý tài liệu hiệu quả trong Excel?

2.1. Tạo quy trình quản lý tài liệu

Ví dụ về một lô hàng đến:

– Nếu văn bản được gửi đến công ty, bộ phận văn phòng phải thêm văn bản vào hộp thư đến. Văn bản chưa được xử lý.

Nội dung của văn bản bao gồm: thời gian nhận, độ mật của văn bản, số lượng văn bản, ngày tháng năm ký, người gửi (ở đâu), người ký văn bản, nội dung văn bản và người thực hiện.

Tạo quy trình quản lý tài liệu
Tạo quy trình quản lý tài liệu

– Khi đó nhà quản trị cần bàn giao tài liệu này cho bộ phận xử lý tài liệu.

Trong quá trình này, nhân viên văn phòng phải theo dõi tiến độ xử lý công việc của các bộ phận có trách nhiệm.

– Tiếp theo, bộ phận xử lý gửi kết quả cho trưởng phòng để lưu trữ theo quy định. Văn bản được xử lý.

2.2. Phân loại văn bản

Để tài liệu được bảo quản một cách khoa học và dễ dàng tra cứu sau này, cán bộ đăng ký phải phân loại thống kê tài liệu và chia thành nhiều loại khác nhau.

Khi biên soạn và phân loại số liệu thống kê cần đảm bảo các yếu tố sau: không loại trừ tài liệu, tên các loại là nội dung chung của tài liệu nhưng phải là thư mục nhận biết rõ ràng. Đồng thời, các danh mục này phải dễ hiểu để bất kỳ nhân viên nào nhìn vào cũng có thể dễ dàng hiểu và tra cứu.

Phân loại văn bản để tạo danh mục
Phân loại văn bản để tạo danh mục

Có ba cách phân loại điển hình:

– Phân loại theo loại văn bản: báo cáo, thông báo, quyết định, công văn, nghị quyết, …

– Phân loại theo bộ phận: bộ phận marketing, bộ phận hành chính, bộ phận kế toán, bộ phận nhân sự, bộ phận phát triển, …

– Sắp xếp theo trạng thái văn bản: đã xử lý, chưa xử lý, đang chờ xử lý, lưu trữ.

Ngoài ra, còn có nhiều cách phân loại khác như phân loại theo thời gian (tháng, tuần, quý). Tuy nhiên, nhìn chung, sắp xếp theo loại tài liệu hoặc bộ phận là hai cách dễ dàng nhất để sử dụng và tìm kiếm.

2.3. Tạo tệp quản lý tài liệu

Đối với mỗi loại phân loại, người quản lý văn phòng phải tạo các trang khác nhau trong tệp Excel để thuận tiện cho quá trình hành chính. Nếu có vấn đề gì xảy ra như thêm văn bản hoặc thay đổi trạng thái của văn bản, người quản trị có thể chỉnh sửa theo trang quản trị này.

Tạo tệp quản lý tài liệu
Tạo tệp quản lý tài liệu

Cách thực hiện:

Lựa chọn dữ liệu – xác thực dữ liệu để tạo dữ liệu (kiểu văn bản, trạng thái, người hoặc bộ xử lý, ngày nhận, v.v.). Tính năng này hạn chế những sai sót trong quá trình nhập liệu thủ công dẫn đến việc quản lý và truy xuất tài liệu không chính xác.

Để kiểm tra trạng thái của thông báo, hãy chọn trang chủ – định dạng có điều kiện. Nó thông báo cho người sử dụng về những thư từ đang diễn ra để người quản lý văn phòng có thể đẩy nhanh tiến độ công việc của những người có trách nhiệm và các bộ phận.

2.4. Tạo mã cho từng loại văn bản

Nói một cách đơn giản, tạo mã cho mỗi loại văn bản có nghĩa là đặt cho mỗi tài liệu một “biệt hiệu”. Ví dụ như tin nhắn về việc điều chỉnh giờ làm việc, tin nhắn về việc thay đổi nhân viên trong công ty. Bạn đặt tên khác cho mỗi tin nhắn, nhưng bạn vẫn cần tuân theo một công thức chung.

Công thức này được biên soạn theo cách phân loại tài liệu ở mục (2.1). Ví dụ, một công ty phân loại tài liệu theo bộ phận có thể gán mã AABBCC-DD

Ở đó:

AA là loại văn bản (ND là nghị định, TB là thông báo, QD là quyết định)

BB là tháng (văn bản được thực hiện bất kỳ lúc nào)

CC là số thứ tự

DD là bộ phận thực hiện

Nếu tin nhắn là tin nhắn tháng 10, là tin nhắn đầu tháng của người soạn thảo thì mã tin nhắn là TB1001-BT.

Người quản lý tài liệu có thể sử dụng các tính năng của Excel để giúp tạo các công thức tự động để tạo mã cho mỗi tài liệu.

hàm countif: đếm số lượng tài liệu trên một trang

Chức năng Vlookup: tìm kiếm văn bản

Và một số tính năng Excel khác để định dạng mã.

Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu
Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu

Các công ty hiện đã sử dụng nó để giảm bớt khối lượng công việc của nhân viên lưu trữ và nhân viên hành chính văn phòng phần mềm quản lý tài liệu thay thế quản lý văn bản trên giấy hoặc bằng excel. Biểu mẫu này lưu tài liệu theo từng loại giúp chúng ta dễ dàng tìm kiếm thông tin mình cần một cách nhanh chóng.

Nếu bạn làm nhân viên văn phòng, hành chính thì có thể hỗ trợ tốt nhất cho công việc và giảm thời gian hoàn thành phần mềm. Sử dụng tốt phần mềm này cũng sẽ giúp bạn có nhiều cơ hội xin việc hơn.

Đây là tất cả thông tin về nó tệp quản lý tài liệu trong excel. Chúng tôi hy vọng bạn thấy bài viết này hữu ích.

Kiểm tra nó ngay: Lý do nên tải xuống phần mềm quản lý tài liệu miễn phí ngay bây giờ

Quy trình quản lý tài liệu

Bài viết dưới đây tổng hợp những thông tin về quy trình quản lý văn bản đến và đi trong một công ty, cơ quan, tổ chức. Kiểm tra nó bằng cách nhấp vào liên kết.

Quy trình quản lý tài liệu

Tìm việc nhanh chóng

Chia sẻ trong VK '); $ ('# js_share'). append (""); $ ('# box-social'). addClass ('share');}}); $ (" # see_more "). click (function () {if ($ (this) .attr ('data- ) id ')! = "") {$ .get (' ../ ajax / ajax_blog.php? newid = 15133 & cateid = 238 & begin = '+ $ (this) .attr (' data-id '), function (data) {$ ('. see_more_blog'). append (data); var x = parseInt ($ ("# see_more"). attr ('data-id')) + 1; $ ("# see_more") . attr ("data -id", x);});}}); $ (". show_cm"). click (function () {$ (this) .hide (); $ (". hiden_cm"). show (); $ (".ct_cm"). removeClass ("hiden_dtblog");}); $ (". hiden_cm"). click (function () {$ (this) .hide (); $ ('. show_cm '). show (); $ (". ct_cm"). addClass ("hiden_dtblog");}); $ (". show_cd"). click (function () {$ (this) .hide (); $ ( ". hiden_cd") .show (); $ (". chude"). removeClass ("hiden_dtblog");}); $ (". hiden_cd"). click (function () {$ (this) .hide () ; $ ('.show_cd') .show (); $ (".chude") .addlass ("hiden_dtblog");});

READ  Khác biệt để thành công | Nttworks.vn

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud