Flowchart là gì? Cách vẽ Flowchart chuyên nghiệp nhất cho doanh nghiệp | Nttworks.vn

Một trang web mới sử dụng WordPress

Bạn có biết sơ đồ là gì không? Làm thế nào để tạo ra một sơ đồ chuyên nghiệp nhất cho một công ty? Trong bài viết dưới đây, 123job sẽ chia sẻ đến bạn lưu đồ là gì, cách tạo lưu đồ chuẩn nhất, phân tích lưu đồ thông dụng.

Lưu đồ được gọi là lưu đồ hay lưu đồ hỗ trợ công việc của nhiều đối tượng và ngành nghề khác nhau. Vì vậy thuật ngữ Lưu đồ sớm xuất hiện và trở nên phổ biến trong kinh doanh. Tuy nhiên, bạn đã hiểu chưa? Lưu đồ là gì? Làm thế nào để vẽ và áp dụng một sơ đồ cho các quy trình? Trong bài viết dưới đây, 123job sẽ cùng bạn khám phá tất tần tật về lưu đồ.

I. Lưu đồ là gì?

Bạn có hiểu mọi thứ về sơ đồ hay không? Bạn có hiểu mọi thứ về sơ đồ hay không?

Sơ đồ được gọi là biểu đồ luồng hoặc sơ đồ quy trình thiết kế đồ họa Việc hình dung các chuỗi nhiệm vụ trở nên dễ dàng nhất, bao gồm các bước, các điều kiện thay đổi … Sơ đồ mang lại nhiều lợi ích to lớn cho các công ty, chẳng hạn như:

  • Là tài liệu đầy đủ và chi tiết nhất giúp nhân viên hiểu rõ quy trình hoạt động như thế nào, đặc biệt là đối với nhân viên mới (có những bước nào, công cụ hỗ trợ gì…)

  • Đánh giá chất lượng đầu ra của sản phẩm bằng cách sử dụng các quy trình vận hành tiêu chuẩn.

  • Sử dụng làm tài liệu tham khảo khi chuyển đổi quy trình. Giúp bạn lập bản đồ dự án thực tế dựa trên lưu đồ để hiểu bước nào cần loại bỏ và bước nào cần tiếp tục.

II. Cách tạo sơ đồ chuyên nghiệp nhất cho một công ty

Bạn có thể xem sơ qua cách vẽ một sơ đồ khá dễ dàng để thiết lập, nhưng trong thực tế để xây dựngLưu đồ tới sơ đồ tư duy, khoa học và hiệu quả không hề đơn giản. Dưới đây, 123job sẽ hướng dẫn bạn 3 cách vẽ sơ đồ quy trình kinh doanh chuyên nghiệp, đồng thời phân tích cụ thể các yếu tố trong quy trình giúp bạn hiểu nhanh hơn.

1. Hãy suy nghĩ lại, bạn có thực sự cần một lưu đồ hay không?

Trong kinh doanh, bạn chỉ cần một sơ đồ nếu công ty bạn muốn duy trì hoạt động kinh doanh, tăng số lượng nhân viên, mở rộng quy mô mô hình kinh doanh… Một số doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn sử dụng quản lý quy trình ngày naytrực tiếp bằng lời nói. Tuy nhiên, các công ty hàng đầu lại chọn hướng đi ngược lại, đó là sử dụng sơ đồ. Lưu đồ cho phép bạn “tài liệu hóa” một chuỗi hành động thành một lưu đồ hoàn chỉnh và “số hóa” quy trình trước khi bước vào các chuyển đổi tiếp theo. Bạn sẽ cần thêm các hướng dẫn liên quan vào lưu đồ của mình để giúp bạn thao tác với lưu đồ dễ dàng hơn.

READ  Mức lương kiểm toán viên hiện nay | Nttworks.vn

2. Thu thập thông tin đầy đủ và chính xác về quy trình

Bạn có thể thiết lập một cuộc họp với nhân viên để thu thập thông tin đầy đủ nhất cho sơ đồ của bạnBạn có thể thiết lập một cuộc họp với nhân viên để thu thập thông tin đầy đủ nhất cho sơ đồ của bạn

Nếu bạn là người trực tiếp tham gia vào tất cả các quy trình kinh doanh của một công ty thì bạn cần thu thập đầy đủ các thông tin liên quan để từ đó có cách lập lưu đồ chuẩn nhất. Ngay cả đối với các quy trình ngắn hạn 1-2 ngày hoặc các bước tối thiểu, tất cả các thông tin cần thiết để có được một biểu đồ chính xác của quy trình. Có thể được đề cập như:

  • Mục đích của quá trình là gì? Gọi nó đúng không?

  • Quá trình này bao gồm những bước nào? Tên đầy đủ của từng bước là gì?

  • Ai chịu trách nhiệm cho một hoặc nhiều giai đoạn của quy trình? Bạn chỉ có một người hoặc thay đổi nhân viên trong một đội / nhóm?

  • Hướng dẫn mô tả chi tiết có thể được bao gồm sơ đồ hay không? Giới hạn thời gian cho mỗi bước là gì?

  • Có ít nhất hai tùy chọn sau bước này. Nếu lựa chọn A xảy ra, quy trình có được giữ nguyên không? Phương án B có cần thiết phải quay lại quy trình trước đó, thực hiện tương tự hay chuyển sang quy trình khác?

  • Có những sự kiện nào khiến bạn đi chệch khỏi “con đường” trong quá trình của mình không?

  • Có khi nào kết quả đầu ra thành công ngay từ đầu và quá trình kết thúc không? Hoặc một đầu vào và quy trình của bạn không thành công?

Những người làm việc ở đó nên được tham vấn để hiểu rõ và hiểu sâu hơn về các bước và cơ hội liên quan đến quy trình. Bạn có thể chọn trò chuyện với mọi người hoặc mở các cuộc họp kĩ năng giao tiếp Khuyến khích chia sẻ những ý tưởng thú vị này.

3. Bắt đầu vẽ lưu đồ

Khi bạn đã thu thập được thông tin chính xác nhất về quy trình thực tế, chúng tôi sẽ bắt đầu tạo sơ đồ. Sơ đồ hoàn hảo. Đây là những ký hiệu cơ bản nhất Quy tắc vẽ lưu đồquy trình kinh doanh:

Các ký hiệu cơ bản nhất để vẽ sơ đồCác ký hiệu cơ bản nhất để vẽ sơ đồ

Bạn có thể sử dụng các ký hiệu này để bắt đầu vẽ sơ đồ hiệu quả cho quy trình của mình theo ba cách khác nhau.

  • Cách thứ nhất: sử dụng bút và giấy

Đây là cách vẽ lưu đồ đơn giản nhất, bạn cần chuẩn bị bút, giấy trắng và bắt đầu vẽ phần “xương sống” của tấm thiệp. Để lưu đồ đẹp và sang trọng hơn, bạn có thể sử dụng thêm các công cụ thủ công như thước kẻ, compa …. Khi vẽ xong, bạn có thể chụp ảnh và lưu lại, hoặc giữ lại một bản giấy để sao chép thêm. Việc còn lại là giao cho nhân viên để họ thực hiện theo sơ đồ quy trình.

  • Ngoài ra, hãy sử dụng các công cụ vẽ chuyên nghiệp “Digital Flowchart”

Bạn hoàn toàn có thể tạo một sơ đồ Sơ đồ ở dạng kỹ thuật số bằng cách sử dụng Công nghệ thông tin thực hiện thay đổi, lưu trữ và chia sẻ dễ dàng hơn cho nhân viên. Khi xây dựng ở mức cơ bản nhất, bạn có thể sử dụng Paint, Microsoft Powerpoint, hoặc các phần mềm và ứng dụng đồ họa đặc biệt như Adobe Photoshop, Adobe Illustrator … Những thứ này sẽ giúp bạn tạo một sơ đồĐể đạt tính thẩm mỹ cao, độ sản phẩm chuyên nghiệp hơn được áp dụng cho các công ty cần nhiều sơ đồ trong quy trình.

  • Cách thứ ba: sử dụng phần mềm quản lý chuyên nghiệp trong quy trình kinh doanh

Nhiệm vụ quan trọng nhất và không cần lo lắng Phần mềm tăng áp (Phần mềm Quản lý Quy trình Kinh doanh – BPMS) là quá trình thiết kế và tự động hóa các quy trình từ đầu đến cuối, phân tích và thực hiện các cải cách, đồng thời giám sát các quy trình này để tối ưu hóa chúng khi cần thiết. Bạn không cần phải vẽ theo cách đódưới dạng bản sao giấy hoặc bản mềm có thể được cài đặt trước trong cài đặt của phần mềm lưu đồ. Thông tin cho mỗi bước có một mô tả cụ thể, đối với mỗi bước, các nhân viên tham gia vào quy trình được thông báo về những gì họ phải làm. Giải pháp quản lý và tự động hóa phần mềm BPMS là một “ngôi sao sáng” nếu bạn lựa chọn ý tưởng kinh doanh của tôi.

READ  Bài học thành công từ ông chủ KFC | Nttworks.vn

Phần mềm BPMS giúp nhân viên dễ dàng xác định những việc họ cần làm theo một sơ đồPhần mềm BPMS giúp nhân viên dễ dàng xác định những việc họ cần làm theo một sơ đồ

III. Ví dụ minh họa về 3 lưu đồ trong một công ty

1. Sơ đồ quy trình gia nhập nhân viên mới

Một nhân viên mới cần ổn định để họ có thể làm quen với công việc dễ dàng hơn và hiểu được nó văn hóa kinh doanh. Cách thức thực hiện quy trình gia nhập là khác nhau ở mỗi khu vực, vì vậy bài viết mô tả các bước cơ bản nhất.

  • Nhân viên mới sẽ hoàn thiện các thủ tục giấy tờ, thủ tục pháp lý.

  • Hồ sơ được chuyển đến bộ phận nhân sự và quản lý cấp cao của công ty để xem xét và phê duyệt.

  • Nhân viên PR giới thiệu cơ cấu và quy tắc cụ thể của công ty.

  • Nhân viên mới sẽ được chuyển sang bộ phận quản lý nội bộ của công ty.

2. Sơ đồ quy trình xác nhận các tài liệu chính thức

Như bạn đã biết,Lưu đồ của quy trình xác minh thường được thực hiện qua lại giữa các email, đây là một quy trình rất phức tạp và đòi hỏi độ chính xác tuyệt đối. Bạn có thể khiến thông tin bị phân tán, không chính xác hoặc không chính xác trong khi chỉnh sửa những giá trị cốt lõi, bị mất hoặc bị quên trong một số hộp thư. Dưới đây là các bước chung nhất mà bạn có thể thực hiện để làm cho quá trình xác thực tài liệu lưu đồ của bạn hiệu quả hơn.

  • Hồ sơ và tài liệu sẽ được bàn giao.

  • Quy trình sẽ bị hủy bỏ ngay khi lô hàng không đạt yêu cầu.

  • Tài liệu chính thức đã được xác minh, vui lòng tiếp tục chỉnh sửa.

  • Lưu tài liệu vào các thư mục được xác định trước.

  • Tự động xác nhận email đánh giá thành công cho người gửi.

READ  Hoạt ngôn là gì? Vì sao hoạt ngôn chiếm được lợi thế khi làm việc | Nttworks.vn

3. Lưu đồ quy trình xử lý các vấn đề mới nảy sinh

Bất kể quy mô của công ty, điều này là cần thiết Sơ đồ ứng phó với các rủi ro tiềm ẩn và sẵn sàng cho mọi tình huống. Đôi khi bạn có thể phân tích thị trường và chờ xem điều gì sẽ xảy ra, nhưng đó không phải là tất cả. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn có một sơ đồ của quá trình khắc phục sự cố. Quá trình này bao gồm:

  • Nhân viên phát hiện sự cố phải báo ngay.

  • Lên bộ phận cao hơn nếu đánh giá không nguy hiểm, sự cố sẽ được dừng ngay.

  • Có nguy hiểm, một e-mail khẩn cấp và nhanh chóng sẽ được gửi đến ban lãnh đạo của công ty.

  • Một cuộc họp khẩn cấp sẽ diễn ra.

  • Hội đồng quản trị đề xuất các giải pháp và thực hiện đồng thời.

  • Tiếp tục đánh giá xem một giải pháp hiệu quả đang được thực hiện.

  • Nếu vẫn không hiệu quả, chúng tôi sẽ phải quay lại tổ chức các cuộc họp khẩn khác và tiếp tục đưa ra, đưa ra các giải pháp.

IV. Lưu đồ có nên bị lạm dụng hay không

Nhiều người hỏi liệu việc sử dụng sơ đồ có cần thiết trong mọi tình huống hay không.Sơ đồhay không? Câu trả lời là đừng lạm dụng lưu đồ quá nhiều. Trên thực tế, lưu đồ chỉ giới hạn ở việc nhập các thông tin cần thiết và liên quan trong quy trình vào một sơ đồ bản vẽ cụ thể để lưu và trả lại cho nhân viên. Các tính năng thực hiện các bước trong quy trình hàng ngày hoặc theo dõi tiến độ và phát hiện các lỗi lag để xử lý nhanh chóng, chúng ta có thể thấy rõ sơ đồ chưa làm được như vậy.

Bạn không nên sử dụng sơ đồ trong công việc kinh doanh của mìnhBạn không nên sử dụng sơ đồ trong công việc kinh doanh của mình

Một ví dụ điển hình để chứng minh cho Điều 123 vừa nêu: Nếu khách hàng phàn nàn rằng họ chưa nhận được bản hợp đồng giấy, bắt đầu sử dụng dịch vụ, nhưng đã 7 ngày trôi qua, công ty bạn vẫn chưa thể phản hồi. . Vấn đề nghiêm trọng nhất là lập kế hoạch thời giannếu bạn nhận ra rằng 7 ngày là quá dài so với tiến độ dự kiến ​​của bạn. Và điều bất ngờ của bạn chính là “nút thắt” bạn cần giải quyết trong vấn đề này. Nhưng nếu bạn nộp đơn cho một trường hợp Sơ đồbạn mở một cuộc họp khẩn cấp, gọi toàn bộ quản lý và bắt đầu đưa ra các giải pháp.

Đó quả thực là một phương pháp điều trị tốn quá nhiều thời gian và công sức. Vì vậy, bạn nên có những hiểu biết thấu đáo nhất về sơ đồMột sơ đồ các ứng dụng hiệu quả để tránh sự chậm trễ trong xử lý quy trình kinh doanh.

V. Kết luận

Hầu hết mọi người có thể dễ dàng tạo lưu đồ bằng cách vẽ chúng thành các hình dạng với hướng dẫn cụ thể. Tuy nhiên, việc áp dụng sơ đồ vào quy trình thực tế vẫn là một thách thức. Hi vọng ở bài trên 123 công việc đã chia sẻ “cẩm nang” lưu đồ hữu ích nhất với bạn. Sơ đồ. Chúc may mắn!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud