Contingency plan là gì và thực hiện thế nào cho hiệu quả? | Nttworks.vn

Một trang web mới sử dụng WordPress

Kế hoạch dự phòng là gì? Kế hoạch dự phòng là một phần quan trọng trong chiến lược kinh doanh liên tục tổng thể của bạn, vì chúng giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng cho bất cứ điều gì.

Kế hoạch dự phòng – kế hoạch dự phòng là gì?

Chuyện gì xảy ra nếu…? Đây là vấn đề ám ảnh tất cả các nhà lãnh đạo. Tất nhiên, có một triệu cơ hội có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Nhưng có một kế hoạch dự phòng ít nhất sẽ giúp bạn chuẩn bị cho những điều chưa biết.

Kế hoạch dự phòng là một kế hoạch hành động mà công ty của bạn sẽ thực hiện trong trường hợp có một sự kiện hoặc tình huống bất ngờ xảy ra.

Đôi khi các khoản dự phòng có thể tích cực – chẳng hạn như một dòng tiền bất ngờ – nhưng thuật ngữ này thường đề cập đến một sự kiện tiêu cực ảnh hưởng đến danh tiếng, tài chính hoặc khả năng tồn tại của công ty. Ví dụ về các sự kiện bất lợi bao gồm hỏa hoạn, lũ lụt hoặc lỗi mạng nghiêm trọng.

Lập kế hoạch dự phòng là một chiến lược phòng ngừa, trong khi quản lý khủng hoảng là một chiến lược phản ứng. Một kế hoạch dự phòng sẽ giúp bạn chuẩn bị cho những gì có thể xảy ra, và một kế hoạch xử lý khủng hoảng sẽ giúp bạn đối phó hiệu quả với một sự cố.

“Phương án dự phòng là gì? Đây là một quá trình hành động được lên kế hoạch trước giúp công ty phản ứng hiệu quả với một sự kiện hoặc tình huống quan trọng có thể xảy ra hoặc không thể xảy ra trong tương lai.

Tại sao một kế hoạch dự phòng lại quan trọng?

READ  Trung tâm tiếng Anh Apax có tốt không? Bạn đã biết về Apax chưa? | Nttworks.vn

Một kế hoạch dự phòng là rất quan trọng, bởi vì nếu không có nó, bạn sẽ đặt doanh nghiệp của mình vào rất nhiều nguy cơ có thể tránh khỏi. Dưới đây là một số lý do tại sao mọi doanh nghiệp cần có một kế hoạch dự phòng:

Giảm thiểu tổn thất

Với Kế hoạch B, bạn có thể phản ứng tốt hơn với các sự kiện và giảm thiểu thiệt hại. Ví dụ, nếu bạn đã có một kế hoạch khắc phục hậu quả sau thảm họa, bạn có thể thực hiện nó một cách nhanh chóng trong trường hợp hỏa hoạn. Điều này sẽ cho phép bạn nhanh chóng sơ tán khỏi tòa nhà mà không gây hại cho bản thân hoặc nhân viên của bạn.

Cải thiện khả năng kiểm soát

Lý do chính cho việc lập kế hoạch là khả năng đáp ứng tốt hơn mà nó mang lại. Vì kế hoạch dự phòng chỉ ra rõ ràng các bước cần thực hiện để vượt qua trở ngại, bạn có thể đối phó với tình huống một cách nhanh chóng mà không cần suy nghĩ quá nhiều hoặc tệ hơn là không hoảng sợ.

Làm thế nào để thực hiện các kế hoạch sao lưu dễ dàng?

Làm thế nào để có thể lập một kế hoạch dự phòng? Vui lòng làm theo các bước sau.

Một kế hoạch kinh doanh dự phòng hiệu quả dựa trên nghiên cứu và động não tốt. Dưới đây là những nguyên tắc bạn cần tuân theo trong quá trình lập kế hoạch dự phòng.

Động não và liệt kê những rủi ro chính

Bạn không thể đoán trước được điều gì nếu bạn không thực sự biết mình đang chuẩn bị cho những gì. Tập hợp nhóm của bạn và suy nghĩ về các yếu tố có thể ảnh hưởng tiêu cực đến công việc kinh doanh hoặc dự án trong tương lai của bạn.

READ  PDI là gì? Giải đáp mọi câu hỏi mà bạn đang tìm kiếm? | Nttworks.vn

Như đã đề cập trong kế hoạch dự phòng, có hàng triệu rủi ro tiềm ẩn. Xem xét tất cả các rủi ro tiềm ẩn đối với doanh nghiệp của bạn, bao gồm vi phạm an ninh, thiên tai, thay đổi nhân viên đột ngột, v.v.

Đảm bảo có sự tham gia của các nhà lãnh đạo, trưởng nhóm và các chuyên gia về chủ đề trong quá trình này, nghĩa là mọi người từ tất cả các bộ phận, để chuẩn bị cho toàn bộ công ty, không chỉ nhóm của bạn.

Bạn có thể sử dụng bản đồ tư duy để tổ chức và phân loại rủi ro và chia sẻ chúng với bất kỳ ai để có thêm đề xuất hoặc phản hồi.

Phân loại mức độ rủi ro

Khi bạn đã hoàn thành việc tạo danh sách các rủi ro tiềm ẩn, đã đến lúc bắt đầu san lấp các rủi ro dựa trên tác động của chúng.

Mặc dù bạn có thể chuẩn bị cho một đám cháy nếu nó hiếm xảy ra trong khu vực của bạn, bạn cần phải đặt nó sang một bên và tập trung nhiều hơn vào những sự cố có thể xảy ra.

Xác định và thu thập các nguồn lực

Tiếp theo, lập danh sách các nguồn lực quan trọng mà công ty có thể sử dụng khi xảy ra sự cố. Các nguồn lực có thể bao gồm từ nhân sự và công cụ đến phần mềm và các liên hệ khẩn cấp. Đặt danh sách này theo thứ tự quan trọng.

READ  Hướng dẫn cách gửi Mail cho thầy cô chuẩn nhất bạn nên biết | Nttworks.vn

Bắt đầu lập kế hoạch dự phòng cho từng sự kiện

Các rủi ro khác nhau đòi hỏi các phương án dự phòng khác nhau. Khi bạn đã sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách các rủi ro tiềm ẩn, bạn cũng nên sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các kế hoạch của mình và lập kế hoạch dự phòng cho những mối đe dọa tiềm ẩn quan trọng nhất đối với doanh nghiệp của bạn. Trọng tâm chính của bạn nên là giảm thiểu thiệt hại.

Kế hoạch dự phòng của bạn nên bao gồm các hướng dẫn từng bước về những việc cần làm trong trường hợp xảy ra sự kiện và cách đối phó với nó. Ngoài ra, nó nên bao gồm thông tin về các nhân sự chủ chốt được liên hệ, bao gồm cả chi tiết liên hệ của họ.

Chia sẻ kế hoạch với một nhóm

Khi bạn đã có sẵn các kế hoạch dự phòng, hãy đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan chính đều có thể dễ dàng tiếp cận chúng. Bạn có thể lưu các kế hoạch sao lưu trong hệ thống quản lý tài liệu và đảm bảo rằng mọi nhân viên đều có quyền truy cập.

Xem lại kế hoạch

Một kế hoạch dự phòng tốt là một kế hoạch được xem xét liên tục, cho phép các nhà quản lý thực hiện những thay đổi thích hợp khi cần thiết. Nếu có nhân viên mới, phần mềm, quy trình hoặc cách thức kinh doanh, kế hoạch dự phòng của bạn nên được cập nhật để phản ánh tình hình hiện tại.

Qua những thông tin trên, hy vọng bạn đã hiểu được phương án dự phòng là gì. Truy cập karrierlink.v để biết thêm thông tin.

Trâm Nguyễn

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud