Cách xây dựng bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện hiệu quả | Nttworks.vn

Kiến Thức Việc Làm 0 lượt xem

Người tổ chức các sự kiện công việc

1. Tầm quan trọng của bảng ngân sách cho sự kiện

Tầm quan trọng của ngân sách sự kiện
Tầm quan trọng của ngân sách sự kiện

Nếu bạn đã từng trải qua vai trò trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, bạn sẽ nhận ra rằng để thành công một sự kiện thực sự phải kết hợp nhiều yếu tố, đặc biệt là khâu chuẩn bị. Trong yếu tố chuẩn bị thì bảng ngân sách cho sự kiện là một bước quan trọng và không thể thiếu. Những người chịu trách nhiệm tổ chức sự kiện hoặc bản thân những người tổ chức nhận thức được tầm quan trọng này và ưu tiên cho giai đoạn lập ngân sách ban đầu.

Lập ngân sách là một kỹ năng rất cần thiết đối với những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Quy định này đảm bảo rằng, trong các trường hợp và hoàn cảnh phát sinh, không bị thiếu hụt ngân sách để tiếp tục sự kiện. Ngành tổ chức sự kiện ngày nay cạnh tranh hơn bao giờ hết. Trong mắt khách hàng, việc họ lựa chọn đơn vị hay người chịu trách nhiệm tổ chức một sự kiện phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Nếu bạn thậm chí không thể lập ngân sách cho sự kiện, họ sẽ thấy bạn và công ty bạn làm việc thiếu chuyên nghiệp.

2. Quy trình lập ngân sách sự kiện

Quy trình lập ngân sách sự kiện
Quy trình lập ngân sách sự kiện

Tuy nhiên, việc lập ngân sách thoạt nghe có vẻ đơn giản nhưng thực tế lại rất phức tạp. Điều này đặc biệt khó nếu bạn là người mới bắt đầu và chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế. Để tạo ngân sách dễ dàng hơn, hãy thử quy trình bốn bước đúng.

2.1. Bước 1: Khám phá và hiểu kế hoạch tổ chức sự kiện

Cho dù đó là một sự kiện nhỏ hay lớn, các chuyên gia tổ chức sự kiện cần nhận thức được tầm quan trọng của việc lập ngân sách. Nhưng trước khi bắt đầu biên soạn bảng này, bạn cần nghiên cứu và nắm chắc những gì nằm trong kế hoạch chuẩn bị của sự kiện. Sự kiện diễn ra trong nhà hay ngoài trời, bao nhiêu khách mời, chủ đề chính của sự kiện là gì, hoạt động nào diễn ra tại sự kiện, danh sách biểu diễn, khách mời, khán giả, thời gian và thời lượng của sự kiện, mục đích và mục đích của sự kiện?

Khám phá và hiểu kế hoạch tổ chức sự kiện
Khám phá và hiểu kế hoạch tổ chức sự kiện

Tóm lại, điều quan trọng là bạn phải xác định những yếu tố chính như vậy trước khi lập ngân sách cho một sự kiện. Bạn có biết những gì bạn cần phải thực hiện? Thực hiện như thế nào? Cụ thể, những hạng mục nào cần kinh phí và kinh phí của từng đơn vị là bao nhiêu? Nghiên cứu và học hỏi luôn luôn có ích, bởi vì “đánh giặc” tức là “biết địch”. Và đối với một sự kiện hoành tráng, bạn cũng nên học như vậy.

Hầu hết các nhà tổ chức sự kiện đều mới vào nghề, ít kinh nghiệm, còn chủ quan và đôi khi bỏ qua giai đoạn lập ngân sách hoặc bỏ qua một số điểm do chưa nghiên cứu kỹ kế hoạch. Đây có thể là một sai lầm hoàn toàn khiến bạn phải trả giá, nó có thể ảnh hưởng đến diễn biến của sự kiện và thậm chí khiến bạn phải chịu trách nhiệm về số tiền đã mất.

2.2. Bước 2: Tổng hợp và liệt kê tất cả các mục

Tổng hợp và liệt kê tất cả các mục
Tổng hợp và liệt kê tất cả các mục

Sau giai đoạn nghiên cứu, một danh sách các hạng mục ước tính được liệt kê và tổng hợp. Người tổ chức sự kiện cần biết cách tổ chức sự kiện, sau đó họ cần biết cách cung cấp các vật dụng cần thiết, hoặc chúng có thể bao gồm phụ kiện, thiết bị, ấn phẩm, hàng hóa, quà tặng. ,… Tất cả đều phải ghi rõ số lượng, giá thành và yêu cầu chất lượng cho từng mặt hàng.

Trong quá trình biên soạn bảng dự toán, ngoài phí hành chính (khoảng 10-15% tùy theo đơn vị tổ chức), trong trường hợp có vấn đề khó khăn còn phải trả thêm phí giá trị gia tăng khoảng 10%. ngân sách mà các nhà tổ chức sự kiện thường lấy trung bình là 10 – 20%. Danh sách các hạng mục sự kiện phụ thuộc rất nhiều vào từng sự kiện, loại sự kiện và cả nội dung của hoạt động sự kiện. Về nguyên tắc, bảng ngân sách cho các sự kiện thường bao gồm các mục sau:

liệt kê tất cả các danh mục
Liệt kê tất cả các mục
  • Không gian tổ chức (thuê hội trường, đồ có sẵn tại chỗ, …)
  • Kích hoạt hộp
  • Hạng mục thiết kế (cổng, bóng bay, hoa trang trí, phông nền sân khấu, banner, …)
  • Trang thiết bị kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng, màn chiếu, máy chiếu, …)
  • Biểu diễn tại sự kiện
  • Nhân viên hậu cần, hoạt náo viên, PG / PB, người dẫn chương trình.
  • Hệ thống ghế ngồi, bàn ghế,….
  • Biển quảng cáo / ấn phẩm / chữ chuyên nghiệp / menu / băng rôn / ấn phẩm quà tặng,….
  • Quay phim và chụp ảnh
  • Giám đốc chương trình, Biểu mẫu trình bày, Quản trị viên, Người phục vụ, …
  • Gameshow, quà tặng kèm theo
  • Quảng cáo sự kiện, thu thanh, truyền thông báo chí.
  • Dịch vụ dọn phòng, bãi đậu xe, bảo vệ.
  • Điện, nước, internet, các phụ phí khác
  • Các khoản phí và dự phòng phát sinh, …

Trên thực tế, sự kiện càng lớn, bạn càng phải chi nhiều vật phẩm hơn. Vì vậy, lịch trình của sự kiện phải được xem xét kỹ lưỡng trước khi lập danh sách các hạng mục. Ngoài ra, thực tế cho thấy nhiều sự kiện không diễn ra suôn sẻ như kịch bản từ đầu đến cuối. Vì vậy, bảng kinh phí tổ chức sự kiện cần được chuẩn bị chu đáo để từ đó làm cơ sở và giải quyết kịp thời những chi phí phát sinh.

Tuyển nhân viên tổ chức sự kiện

2.3. Bước 3: Lập danh sách dự trù ngân sách cho các rủi ro phát sinh

Lập danh sách dự trù ngân sách cho các rủi ro mới phát sinh
Lập danh sách dự trù ngân sách cho các rủi ro mới phát sinh

Nói như vậy, một sự kiện đi từ A đến Z trong kế hoạch là rất hiếm. Càng nhiều việc phải làm, chi phí càng cao. Do đó, không chỉ khó khăn về ngân sách cho từng đơn vị, mà việc dự trù kinh phí cho những tình huống bất trắc, bất ngờ lại càng khó hơn.

Đầu tiên, hãy thử tính toán và dự đoán những rủi ro hoặc tình huống mà doanh nghiệp của bạn có thể gặp phải? Những rủi ro thường xảy ra trong một sự kiện bắt nguồn từ nhiều vấn đề. Đây có thể là tình huống phát sinh từ khán giả, thời tiết khi tổ chức sự kiện ngoài trời, hệ thống kỹ thuật, máy móc thiết bị, nhân viên hậu cần, MK bị ốm đau đột xuất, bị tai nạn, cộng thêm kinh phí dự trù cho rủi ro.

Chi phí rủi ro ước tính
Chi phí rủi ro ước tính

Ví dụ, nếu sự kiện của bạn là sự kiện ngoài trời, hãy lường trước các yếu tố rủi ro, chẳng hạn như chuẩn bị thêm một số bàn ghế, che chắn bạt để tránh thời tiết xấu. Hay như với một sự kiện thời trang, ngoài kinh phí cho người mẫu, trang phục, sân khấu, thiết bị âm thanh ánh sáng… thì cần tính đến chi phí giặt ủi, nhất là với những show diễn thời trang dài ngày.

Hoặc trong mùa cao điểm, bạn phải chi nhiều hơn cho những thứ tổ chức sự kiện. Do đó, khi ước tính ngân sách sự kiện, bạn nên cân nhắc đặt ra những con số thể hiện sự khác biệt, thay vì áp dụng những con số ngân sách cũ mãi.

2.4. Bước 4: Tính tổng chi phí sau khi hoàn thành

Sau khi hoàn thành kế hoạch ngân sách và trước khi trình bày sự kiện với khách hàng hoặc tổ chức đối tác. Người tổ chức sự kiện phải tính toán tổng chi phí và xác định số tiền cuối cùng cho toàn bộ sự kiện, bao gồm cả chi phí rủi ro phát sinh.

Tính tổng chi phí sau khi hoàn thành
Tính tổng chi phí sau khi hoàn thành

Việc tạo ngân sách cho một sự kiện không hề đơn giản, chúng đòi hỏi sự cẩn trọng, cầu toàn và một thái độ rất thận trọng. Vì vậy, trách nhiệm đối với hoạt động này thường được đặt lên vai những cá nhân có tầm nhìn xa, có đầu óc khoa học, biết quan sát và dự đoán ngay cả những khía cạnh nhỏ nhất. Hãy xem xét rằng nếu bảng ngân sách sự kiện không được tính toán một cách hiệu quả, chi phí ước tính thấp hơn chi phí thực tế, bạn và đơn vị được quản lý của bạn có thể buộc phải chi tiêu ngân sách tương ứng.

3. Nhận xét khi lập dự toán ngân sách cho sự kiện

Đành rằng, sự kiện này chắc chắn sẽ dẫn đến những vấn đề có thể có hoặc không thể lường trước được. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải hiểu và nắm bắt chính xác từng bước, chi tiết của từng hoạt động trong sự kiện. Nếu là người làm chưa có kinh nghiệm, tốt nhất bạn nên chủ động tìm đến những người có kinh nghiệm hơn. Cho họ xem trước ngân sách của bạn, thử lắng nghe lời khuyên và đề xuất của họ. Bạn sẽ hiểu thêm và học hỏi từ kinh nghiệm, hoặc bạn sẽ có động lực để cải thiện ngân sách của mình tốt hơn.

Lưu ý khi lập ngân sách sự kiện
Lưu ý khi lập ngân sách sự kiện

Hơn nữa, ngân sách luôn là một điều rất cần lưu ý. Bởi vì khách hàng của bạn có thể đã chỉ định một vùng ngân sách an toàn mà họ muốn bạn thiết lập trong vùng an toàn đó, thay vì vượt quá ngân sách ban đầu của bạn.

Tìm kiếm việc làm trực tuyến

Tóm lại, dự trù kinh phí là một khâu quan trọng để một sự kiện thành công tốt đẹp không thể không kể đến. Khi tổ chức sự kiện, khách hàng có thể bị chỉ trích là kém chuyên nghiệp và kém chu đáo nếu bạn không biết cách lập ngân sách cho một sự kiện và đảm bảo rằng bạn có đủ nguồn lực để trang trải. các tình huống mới nổi. Nghề tổ chức sự kiện không hề dễ dàng nhưng bằng cách học hỏi dần dần bạn sẽ tiếp thu được chuyên ngành này một cách nhanh chóng!

Bản mô tả công việc chi tiết nhất cho nhân viên tổ chức sự kiện!

Lập ngân sách là một trong những nhiệm vụ chính của người tổ chức sự kiện. Nhưng trên thực tế, chúng phải thực hiện những chức năng và vai trò cụ thể nào? Hãy cùng khám phá bí mật nghề tổ chức sự kiện qua bài chia sẻ sau đây nhé!

Mô tả công việc Nhân viên tổ chức sự kiện

Tìm việc nhanh chóng

Chia sẻ trong VK '); $ ('# js_share'). append (""); $ ('# box-social'). addClass ('share');}}); $ (" # see_more "). click (function () {if ($ (this) .attr ('data- ) id ')! = "") {$ .get (' ../ ajax / ajax_blog.php? newid = 12519 & cateid = 115 & begin = '+ $ (this) .attr (' data-id '), function (data) {$ ('. see_more_blog'). append (data); var x = parseInt ($ ("# see_more"). attr ('data-id')) + 1; $ ("# see_more") . attr ("data -id", x);});}}); $ (". show_cm"). click (function () {$ (this) .hide (); $ (". hiden_cm"). show (); $ (".ct_cm"). removeClass ("hiden_dtblog");}); $ (". hiden_cm"). click (function () {$ (this) .hide (); $ ('. show_cm '). show (); $ (". ct_cm"). addClass ("hiden_dtblog");}); $ (". show_cd"). click (function () {$ (this) .hide (); $ ( ". hiden_cd") .show (); $ (". chude"). removeClass ("hiden_dtblog");}); $ (". hiden_cd"). click (function () {$ (this) .hide () ; $ ('.show_cd') .show (); $ (".chude") .addlass ("hiden_dtblog");});

READ  Sách kinh tế vi mô Đại học Kinh tế TP HCM (UEH) PDF | Nttworks.vn
Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud