Nếu bạn là nhà tuyển dụng thì điều này không còn xa lạ với bạn thư từ chối của người nộp đơn bằng tiếng Anh. Tuy nhiên, để có được một email từ chối chuyên nghiệp và có kỹ năng, không “làm hại” ứng viên và để lại ấn tượng tốt cho doanh nghiệp của bạn không phải là điều dễ dàng. Bài viết trên blog TopCV cung cấp cho bạn những ghi chú và mẹo hữu ích bỏ túi để bạn có thể viết một email từ chối chuẩn không cần chỉnh.
Mục lục
- 1 Thư từ chối ứng viên là gì?
- 2 Tại sao cần gửi thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh?
- 3 Khi nào là thời điểm tốt nhất để gửi thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh?
- 4 Mẹo bỏ túi để viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh
- 5 Những mẫu thư từ chối bằng tiếng Anh mà bạn nên tham khảo
- 6 Nhận xét khi viết thư từ chối bằng tiếng Anh
Thư từ chối ứng viên là gì?
Đúng như tên gọi, thư từ chối ứng viên là một lá thư do nhà tuyển dụng hoặc bộ phận tuyển dụng gửi đến những ứng viên không đạt yêu cầu phỏng vấn, không được chọn hoặc không được chọn vào vòng tiếp theo của quy trình. Lá thư từ chối ứng viên thể hiện sự chuyên nghiệp của nhân viên.
>>Xem thêm: Các bài báo hay nhất về nghề Nhân sự (HR)
Tại sao cần gửi thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh?
Thư Từ chối Ứng viên hoặc Email Từ chối Ứng viên chủ yếu nhằm mục đích từ chối những ứng viên không đủ tiêu chuẩn. Dựa trên những đánh giá khách quan trung thực, kinh nghiệm phỏng vấn có được theo quan điểm của nhà tuyển dụng giúp ứng viên tự đánh giá lại khả năng, năng lực và kinh nghiệm của mình, từ đó tiếp tục trau dồi kiến thức và kỹ năng. để làm cho các cuộc phỏng vấn sau thành công hơn.
Ngoài ra, một lá thư từ chối nếu được thực hiện đúng cách cũng là một phương tiện để nhà tuyển dụng thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng những ứng viên đã dành thời gian ứng tuyển.
Đặc biệt trong thời đại toàn cầu hóa, thư từ chối bằng tiếng Anh được sử dụng rộng rãi trong môi trường làm việc quốc tế của các công ty. Tiếng Anh đang dần trở thành ngôn ngữ giao tiếp trong nhiều môi trường kinh doanh trong và ngoài nước. Vì vậy, nhà tuyển dụng cũng sẽ sử dụng ngôn ngữ này khi giao tiếp với ứng viên.
Khi nào là thời điểm tốt nhất để gửi thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh?
Không chỉ nội dung mà thời điểm gửi email từ chối đến ứng viên cũng rất quan trọng bởi thư từ chối là một bức thư khá nhạy cảm và có thể gây ra những cảm xúc tiêu cực ở người nhận. Vì vậy, khi nào là thời gian tốt nhất để vận chuyển?
Mọi ứng viên đều xứng đáng nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng. Thật không dễ chịu nếu một ứng viên đã nộp hồ sơ hoặc đã được phỏng vấn nhưng vẫn chưa được nhà tuyển dụng phản hồi. Vì vậy, quy tắc là ứng viên không được chờ đợi quá lâu.
- Đối với những ứng viên không được mời phỏng vấn: Bạn không cần phải gửi thư từ chối cho những ứng viên không được chọn cho cuộc phỏng vấn. Nhưng để chuyên nghiệp nhất, một email từ chối ngắn gọn và lịch sự là điều nên làm. Và phản hồi này cần được thực hiện càng sớm càng tốt sau khi bạn đã xem xét và đánh giá hồ sơ của ứng viên.
- Đối với những ứng viên đã hoàn thành ít nhất một vòng phỏng vấn: Họ xứng đáng nhận được một lá thư từ chối cá nhân hơn. Thể hiện sự tôn trọng và đánh giá cao của bạn đối với khả năng và thời gian của họ với công ty. Hãy gửi thư từ chối cho họ chậm nhất là 48 giờ sau khi có kết quả phỏng vấn.
- Sau nhiều vòng phỏng vấn ứng viên không thành công: Với những ứng viên đã gửi bạn qua nhiều vòng phỏng vấn, bạn cần hết sức lưu ý khi gửi lời từ chối. Bởi họ đã cùng bạn dành nhiều thời gian và công sức, nếu không khéo, họ rất dễ “bị vạ lây” và có cái nhìn không mấy thiện cảm về doanh nghiệp. Hãy dành thời gian để thông báo kết quả sớm nhất có thể và chậm nhất là 5 ngày sau khi nhận được kết quả cuối cùng, tùy thuộc vào tính chất công việc của bạn.
Mẹo bỏ túi để viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh
Bây giờ, phần quan trọng nhất, hãy học cách viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh sao cho chuẩn xác nhất. Đảm bảo rằng thư từ chối của bạn phải bao gồm các phần chính sau, bất kể ngắn gọn như thế nào: phần giới thiệu, nội dung và phần kết luận.
Chức vụ
Cách tốt nhất để bắt đầu một lá thư từ chối bằng tiếng Anh là bao gồm tên của bạn và công việc bạn đã ứng tuyển. Điều này khiến ứng viên cảm thấy được quan tâm, bởi vì bạn đang thực sự dành thời gian cho anh ta.
Đảm bảo mọi thông tin cá nhân đều được ghi chính xác, tránh gửi cho người này nhưng lại để tên người kia.
Về vấn đề này, ban đầu bạn nên bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới ứng viên vì họ đã quan tâm đến cả công ty và vị trí mà công ty bạn đang ứng tuyển, đồng thời cảm ơn họ đã dành thời gian. Đã đến lúc điền đơn và tham gia phỏng vấn.
Từ đó, họ đánh giá cao tính chuyên nghiệp của công ty, khuyến khích ứng viên giữ liên lạc với nhà tuyển dụng dù họ bị từ chối. Trong nhiều trường hợp, họ cũng sẽ hướng dẫn bạn bè, người thân đăng ký những lời mời làm việc mới nhất của công ty, giúp bạn sớm tìm được “mảnh ghép” phù hợp.
Nội dung của tin nhắn
Nội dung thư cần ngắn gọn, nêu trực tiếp lý do từ chối của ứng viên, một cách tế nhị và nhã nhặn nhất, không để ứng viên cảm thấy “đau lòng”.
Phần kết thúc
Một lần nữa gửi lời cảm ơn đến ứng viên, nội dung là mong công ty chào đón ứng viên vào vị trí phù hợp hơn khi công ty có làn sóng tuyển dụng mới. Ứng viên cũng cần được gửi những lời chúc tốt đẹp, chúc họ sớm đạt được những mục tiêu nghề nghiệp ngắn hạn và dài hạn.
>>> Xem thêm: Mục tiêu nghề nghiệp là gì? Cách viết để thu hút nhà tuyển dụng
Những mẫu thư từ chối bằng tiếng Anh mà bạn nên tham khảo
Dưới đây là một ví dụ về thư từ chối bằng tiếng Anh mà bạn có thể tham khảo:
Ví dụ 1:
Thân mến __________
Cảm ơn bạn đã quan tâm đến cơ hội nghề nghiệp tại công ty chúng tôi. Chúng tôi đã may mắn phỏng vấn một số ứng viên có nền tảng vững chắc, chẳng hạn như của bạn, khiến quá trình lựa chọn của chúng tôi trở nên khó khăn. Bạn có thể chắc chắn rằng CV của bạn đã nhận được sự quan tâm đầy đủ của chúng tôi.
Mặc dù lý lịch của bạn rất thú vị, nhưng rất tiếc là chúng tôi không có bất kỳ địa điểm nào phù hợp với kỹ năng và kinh nghiệm của bạn. Một lần nữa cảm ơn bạn đã quan tâm đến công ty của chúng tôi và chúng tôi chúc bạn tiếp tục thành công trong việc theo đuổi mục tiêu nghề nghiệp của mình.
Của bạn thực sự
[Company’s name]
[Contact information]
Dạng 2:
Thân mến ________
Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã phỏng vấn bài viết của chúng tôi [Job position]. Chúng tôi đánh giá cao sự quan tâm của bạn đối với công ty của chúng tôi và thời gian bạn đã đầu tư vào việc đăng ký mở công ty.
Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng bạn hiện không đủ điều kiện cho vị trí này.
Thành thật mà nói, nhóm của chúng tôi đã rất ấn tượng bởi các kỹ năng và thành tích của bạn. Chúng tôi nghĩ rằng bạn có thể rất phù hợp cho các buổi khai mạc sắp tới khác và chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn nếu chúng tôi thấy phù hợp.
Chúng tôi xin chân thành chúc bạn thành công trong sự nghiệp và cuộc sống.
Cảm ơn bạn một lần nữa cho thời gian của bạn.
Lời chúc tốt nhất,
[Company’s name]
[Contact information]
Nhận xét khi viết thư từ chối bằng tiếng Anh
Để nhận được thư từ chối bằng tiếng Anh đơn giản, nhà tuyển dụng nên đọc những lưu ý sau:
Không có lỗi chính tả
Đây là lưu ý đầu tiên khi bạn bắt đầu viết một cái gì đó, đặc biệt là thư từ chối bằng tiếng Anh. Lỗi chính tả có thể khiến doanh nghiệp của bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp và kém chất lượng trong mắt ứng viên. Đó là một câu nói phổ biến trong giới trẻ để cho thấy tầm quan trọng của chính tả: “Mọi lập luận chặt chẽ đều trở nên ngu ngốc nếu bạn viết sai chính tả”.
Vì vậy, hãy chắc chắn kiểm tra tất cả các thông tin và mọi từ trước khi gửi email. Bạn có thể sử dụng các công cụ soát lỗi để giữ cho thông báo từ chối của mình không có lỗi, ngay cả lỗi đánh máy nhỏ nhất. Chỉ khi đó, ứng viên mới cảm nhận được sự chuyên nghiệp và chu đáo của nhà tuyển dụng và công ty.
Không có lỗi ngữ pháp
Ngoài chính tả, ngữ pháp của thư từ chối bằng tiếng Anh cũng cần được lưu ý. Không giống như tiếng Việt, viết tiếng Anh yêu cầu thành thạo cấu trúc câu và các thành phần, đảm bảo viết đúng loại từ, thì, cụm từ và cụm từ.
Hãy trích dẫn nguồn để bài viết trôi chảy để ứng viên hiểu được ý nghĩa thực sự của thông điệp của bạn.
Một số từ thường dùng khi viết thư từ chối bằng tiếng Anh cho ứng viên
Đọc nhiều thư mẫu, sách báo,… để mở rộng vốn từ vựng tuyển dụng, những từ ngữ hay, độc đáo và chân thực như người bản ngữ cũng sẽ giúp ứng viên đánh giá được nhà tuyển dụng và công ty.
| Từ tiếng Anh | Ý nghĩa của việt nam |
| Buổi phỏng vấn | phỏng vấn / phỏng vấn |
| Cuộc họp | cuộc họp, cuộc họp |
| Cho thuê | tuyển dụng |
| Công ty | Công ty |
| Phòng Nhân Sự | Phòng Nhân Sự |
| Giám đốc | lãnh đạo |
| Người hướng dẫn | ông chủ, ông chủ |
| Employer = người tuyển dụng | người tuyển dụng |
| ứng viên | ứng viên |
| Thực hành | Thực tập sinh |
| Mô tả công việc | mô tả công việc |
| Lời mời làm việc | lời mời làm việc |
Công việc tuyển dụng nhân viên Không hề dễ dàng, việc khéo léo từ chối ứng viên còn thể hiện sự chuyên nghiệp của người trong nghề. Hi vọng với những gợi ý trên Blog TopCVBạn có thể viết một email từ chối ứng viên thực sự hấp dẫn và khéo léo, giúp công ty của bạn đạt được mục tiêu tuyển dụng, xây dựng mối quan hệ tốt với ứng viên và quảng bá danh tiếng của công ty bạn. Nhiều hơn và nhiều hơn nữa.
Bạn có thể quan tâm
Xem:
4.412
