Cách viết báo cáo hoàn hảo | Nttworks.vn

Một trang web mới sử dụng WordPress

Việc viết báo cáo là điều thường gặp khi đang làm việc, học tập nhưng không phải ai cũng biết cách viết báo cáo hiệu quả. Vậy làm thế nào để bạn viết một bản báo cáo ngắn gọn, súc tích nhưng đầy đủ thông tin để tạo ấn tượng tốt với người đọc? Hãy cùng tìm hiểu tại đây.

Viết một báo cáo hiệu quả bao gồm các bước chuẩn bị sau:

Nêu rõ mục đích của báo cáo

Cho dù bạn đang viết báo cáo hàng ngày, hàng tháng hay hàng năm, bạn sẽ cần xác định những gì báo cáo yêu cầu. Việc xác định nội dung của một bản báo cáo là điều bắt buộc để bạn có một bản báo cáo chính xác và đầy đủ nhất. Nếu bạn không hiểu những nội dung cần thiết khi viết báo cáo, chắc chắn bạn không biết viết gì, hoặc nếu có thể thì đó chỉ là một bản báo cáo vô nghĩa. Do đó, hãy dành thời gian để suy nghĩ về mục đích của báo cáo. Bạn cần miêu tả, giải thích, giới thiệu hay thuyết phục? Có một mục tiêu rõ ràng ngay từ đầu sẽ đảm bảo sự tập trung của bạn và giúp bạn thu hút người đọc dễ dàng hơn.

Làm quen với người đọc

Viết một báo cáo hàng năm chính thức cho các bên liên quan rất khác với một đánh giá tài chính. Vì vậy, hãy tùy chỉnh ngôn ngữ của bạn, sử dụng dữ liệu và hỗ trợ đồ họa cho người đọc của bạn khi cần thiết. Ngoài ra, còn phải tính đến phong cách cá nhân của người đọc, chẳng hạn như tần suất anh ta viết thư cho chúng tôi hay cấu trúc của tài liệu? Nếu có thể, hãy phản ánh tùy chọn của họ trong báo cáo của bạn. Sự tương thích này giúp xây dựng giao tiếp và làm cho ý tưởng của bạn dễ tiếp thu hơn đối với người đọc.

Đánh giá chi tiết

Bạn đã xác định được nội dung cần thiết cho báo cáo của mình, nhưng đừng vội viết nó; tiếp theo, bạn sẽ cần cung cấp tổng quan chi tiết về những gì bạn muốn báo cáo nói. Tổng quan này sẽ giúp bạn bỏ sót ý tưởng trong quá trình làm báo và không mất thời gian suy nghĩ xem nên viết gì.

READ  Applet là gì? Những thông tin cơ bản về Applet trong Java | Nttworks.vn

Cấu trúc của báo cáo toàn diện:

Thường có bốn yếu tố cho một báo cáo:

1. Tóm tắt tổng quan

Báo cáo của bạn nên bắt đầu bằng bản tóm tắt đánh giá hiệu suất. Điều đầu tiên người đọc tiếp xúc với phần quan trọng nhất của tài liệu. Họ có khả năng sử dụng bản tóm tắt đánh giá này để quyết định có tiếp tục đọc báo cáo hay không.

Đánh giá thành tích giúp bạn nhìn lại toàn bộ quá trình hoàn thành một công việc, nó giống như một bản báo cáo thành tích với sếp, vì vậy bạn nên hết sức lưu ý trong phần này. Một người nên trung thực, không chỉ khoe khoang những công việc đã hoàn thành mà còn che giấu những khó khăn, thiếu sót. Bởi vì sếp của họ có thể dễ dàng nhìn ra những thiếu sót của bạn trong bản báo cáo này, ngay cả khi bạn không nói như vậy.

2. Giới thiệu về bối cảnh báo cáo

Cung cấp bối cảnh của báo cáo và phác thảo cấu trúc nội dung. Xác định phạm vi của báo cáo và các phương pháp cụ thể được sử dụng.

3. Nội dung chính của báo cáo

Bây giờ là lúc để sử dụng kỹ năng viết báo cáo của bạn. Đây là phần dài nhất của báo cáo và cần được trình bày chi tiết, với các phần phân tích, thảo luận và khuyến nghị. Bạn có thể thêm hình vẽ và đồ họa để người đọc hiểu thông tin dễ dàng hơn.

Phân tích nguyên nhân

Bạn đã đánh giá kết quả công việc, những ưu nhược điểm của quá trình thực hiện, tất nhiên bạn không thể quên giải thích lý do của những kết quả này. Xin hãy chú ý đến phần này của báo cáo. Bởi một người phát hiện ra nguyên nhân và phân tích được nguyên nhân vì sao làm được vấn đề này còn vấn đề khác không làm được chứng tỏ bạn là người rất có trách nhiệm với công việc này. Phân tích và đánh giá kỹ nguyên nhân cũng là cách để người khác giúp bạn dễ dàng tìm ra cách cải thiện hiệu quả công việc.

READ  Perspective là gì? Làm gì khi bạn và sếp bất đồng quan điểm? | Nttworks.vn

Thảo luận về các cách để cải thiện

Bạn đang làm không tốt hoặc bạn không thể đối phó, có những lý do rõ ràng cho điều này, vì vậy bạn nên nghĩ cách khắc phục chúng. Có thể bạn chưa áp dụng bản sửa lỗi này, hoặc bạn có thể không có thời gian để sửa nó, bạn có thể cần đưa nó vào báo cáo của mình. Ngay cả những việc bạn đã làm tốt nhưng nếu có khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện mà bạn đã tìm ra cách khắc phục thì cũng nên tham gia để mọi người cùng nhau tham khảo, bày tỏ quan điểm để tìm ra hướng giải quyết tốt nhất. khi gặp lại nhau trong quá trình làm việc tiếp theo.

– Đề xuất, khuyến nghị

Cuối báo cáo, hãy đưa ra những khuyến nghị của bạn, chẳng hạn như: Công việc nào cần thực hiện, cần hỗ trợ gì để quá trình thực hiện được đẩy nhanh và đạt kết quả tốt hơn. Đưa ra các đề xuất không phải vì lợi ích của riêng bạn mà vì lợi ích chung của công ty và nhóm của bạn. Do đó, hãy thoải mái nói điều này trong báo cáo để các sếp biết và cân nhắc.

4. Kết luận

Tóm tắt các phần khác nhau của báo cáo một cách rõ ràng và ngắn gọn. Xác định các bước sau và các bước cần thực hiện.

Dưới đây là một số mẹo để tạo báo cáo công việc hiệu quả

Ngôn ngữ báo chí

Bạn nên sử dụng ngôn ngữ chung trong báo cáo dễ hiểu. Văn phong thống nhất, rõ ràng và thiết thực. Nên tránh những từ quá tự hào và hướng tới tương lai, vì báo cáo phải ngắn gọn nhưng đầy đủ và chính xác.

Giữ các câu ngắn gọn và đơn giản

Chỉ bao gồm một ý cơ bản trong mỗi câu, thông tin bổ sung trong các câu sau và một từ liên kết thích hợp như “Do đó,” “Do đó”, “Vì lý do này”, để giúp người đọc theo dõi các ý. ý tưởng của bạn. Tránh viết những câu dài với nhiều trạng từ gây khó khăn cho người đọc, đặc biệt là những câu không quá 20-25 từ.

Thu thập dữ kiện và dữ liệu

READ  Những câu chuyện khởi nghiệp truyền cảm hứng cho giới trẻ | Nttworks.vn

Bao gồm các dữ liệu và sự kiện hấp dẫn trong báo cáo của bạn để làm cho tuyên bố của bạn thuyết phục hơn. Đừng quên trích dẫn các nguồn như báo chí, khảo sát và phỏng vấn để tăng độ tin cậy.

Cách trình bày báo cáo công việc cần hấp dẫn và trực quan

Người đọc của bạn sẽ hiểu những gì bạn nói chỉ bằng cách nhìn vào nó. Do đó, hãy viết các tiêu đề chính và phụ của bạn một cách rõ ràng và đầy đủ.

Bạn có thể sử dụng màu sắc để làm nổi bật những điểm quan trọng. Hãy sáng tạo nhưng đảm bảo rằng nó không ảnh hưởng đến nội dung tin nhắn của bạn.

Xem lại và chỉnh sửa

Bản thảo đầu tiên của báo cáo hiếm khi hoàn hảo, vì vậy bạn sẽ cần phải chỉnh sửa và xem xét nội dung. Nếu có thể, hãy để tài liệu sang một bên vài ngày trước khi xem lại hoặc nhờ đồng nghiệp xem lại. “Con mắt” mới thường giúp bạn nhận ra những sai lầm mà bạn chưa nhận ra.

Trước khi gửi báo cáo, hãy tự hỏi:

– Báo cáo có không mắc lỗi ngữ pháp, ngắn gọn và dễ đọc không?

– Các mục có được trình bày logic không?

– Từng điểm đã được làm rõ và được hỗ trợ bởi các dữ liệu liên quan chưa?

– Các kết luận và khuyến nghị có thuyết phục không?

– Tất cả các nguồn được trích dẫn có đúng không?

Cách viết báo cáo Nó rất dễ dàng khi bạn hiểu các bước. Có rất nhiều điều cần lưu ý khi viết báo cáo kinh doanh, nhưng những mẹo này chắc cũng đủ để tạo nên một bản báo cáo ấn tượng cho sếp của bạn. Nếu mục tiêu của bạn là có được sự thăng tiến cao hơn, bạn cần phải nỗ lực hết mình. Những lưu ý trên cũng có thể áp dụng cho việc lập báo cáo thực tập, báo cáo đánh bắt cho sinh viên hoặc báo cáo thử việc cho người tìm việc. Sau khi đọc bài viết này, đừng chỉ ngồi và chờ đợi những kết quả tích cực khi viết báo cáo. Tập thể dục giúp bạn ngày càng tốt hơn.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud