Bật mí cách viết biên bản cuộc họp chuẩn và thông dụng nhất hiện nay | Nttworks.vn

Kiến Thức Việc Làm 0 lượt xem

Biên bản cuộc họp là văn bản ghi lại toàn bộ nội dung và diễn biến cuộc họp. Viết biên bản cuộc họp là một nhiệm vụ khó khăn ngay cả đối với những người có kinh nghiệm hơn. Hãy cùng 123job.vn tìm hiểu những bí quyết để cải thiện bản báo cáo này nhé.

Vài phút gặp mặt Chúng có giá trị vì chúng giúp giữ cho những người tham gia có trách nhiệm, những người không có mặt hiểu cuộc họp và viết ra những ý tưởng đột phá. Ngay cả với một nhiệm vụ đặc biệt như vậy, việc viết biên bản cuộc họp không trở thành một công việc dễ dàng đối với nhiều người. Hiểu được điều này, 123job.vn muốn chia sẻ những kiến ​​thức, kinh nghiệm viết biên bản cuộc họp đúng và chuẩn dưới đây.

I. Vai trò của biên bản cuộc họp

Vai trò của biên bản họp đối với công ty, tổ chức

Vai diễn vài phút gặp mặt cho các công ty doanh nghiệp

Vài phút gặp mặt là văn bản ghi lại tất cả các thông tin và sự kiện diễn ra tại cuộc họp. Mặc dù không có giá trị pháp lý nhưng nó được dùng làm cơ sở để theo dõi các sự kiện hoặc giúp những người không có mặt hiểu được tình hình và kết quả của cuộc họp. Vì vậy, biên bản phải đảm bảo tính kịp thời, đầy đủ và chính xác. Người chịu trách nhiệm viết phải được sự hướng dẫn của sự thật khách quan, không được tự ý thêm bớt, bình luận.
Tài liệu này cũng được coi là tài liệu tham khảo quan trọng giúp nhân viên hiểu rõ hơn về kế hoạch và chiến lược của tổ chức. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc, định hướng chiến lược để đạt được mục tiêu đề ra. Vì vậy, một hồ sơ tốt đóng một vai trò quan trọng trong kinh doanh và sự phát triển của tổ chức, công ty.

II. Sắp xếp biên bản cuộc họp

Bố cục hợp lý của biên bản họp

Bố cục chính xác vài phút gặp mặt

Như đã nói ở trên, biên bản cuộc họp được lập dựa trên những diễn biến và kết quả đạt được tại cuộc họp. Vì vậy, ngay cả khi kết quả không phải là cuối cùng, cuộc họp chỉ là một cuộc thảo luận đơn giản mẫu biên bản cuộc họp vẫn cần đảm bảo đủ các bộ phận rõ ràng, thiết kế khoa học.
Mỗi doanh nghiệp và tổ chức thường có các mẫu biên bản cuộc họp cho công tymột tổ chức với những đặc điểm riêng của nó. Về nguyên tắc, chúng đều có thứ tự các bộ phận theo thứ tự sau:

  • Nước cờ và phương châm.
  • Tên văn bản và đoạn trích.
  • Ngày cụ thể..tháng.năm, phút và phút biên dịch biên bản.
  • Những người tham dự cuộc họp.
  • Phần nội dung: các sự kiện có thật.
  • Kết thúc: Ghi rõ lý do và thời gian.
  • Người tham gia ký nhận.
READ  INC là gì? Bạn đã hiểu hết các thuật ngữ liên quan đến công ty? | Nttworks.vn

Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, công ty bạn đang làm việc không có mẫu biên bản cuộc họp công ty yêu cầu thiết kế. Không quá khó, bạn có thể làm được Tải xuống mẫu biên bản cuộc họp như một điểm chuẩn và hơn thế nữa để tinh chỉnh nó cho phù hợp với văn hóa kinh doanh của công ty bạn.

III. Cách lưu biên bản cuộc họp

Viết đúng biên bản cuộc họp

Viết vài phút gặp mặt vậy là đúng

Thời gian viết biên bản cuộc họp thường rất ngắn, tuy nhiên điều này đòi hỏi người viết phải thể hiện đầy đủ và chính xác toàn bộ nội dung cuộc họp. Chính vì vậy nó đôi khi khiến chúng ta cảm thấy rất nhiều căng thẳng. Để tránh tình trạng này xảy ra và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, hãy cùng 123job.vn điểm quaLàm thế nào để viết biên bản cuộc họp? trong mỗi trường hợp.

1. Sự kiện thực tế có tác động lớn

Các sự kiện như Đại hội, khám xét, kiểm tra hành chính, thủ tục… có ảnh hưởng lớn nên toàn bộ nội dung biên bản phải được ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết. Tuy nhiên, nó cũng cần chú ý để làm nổi bật sự kiện trọng tâm. Nếu có những lời nói, cái cúi đầu, lời khai, … của một thành viên tại cuộc họp này thì phải trích dẫn nguyên văn và người nói được yêu cầu nghe lại để xác nhận câu đó.

2. Sự kiện thường xuyên

Có thể sử dụng các sự kiện như cuộc họp thường kỳ, thảo luận nhiều cơ hội, nhận xét chung,… để ghi tóm tắt giúp giảm bớt căng thẳng khi viết. Tuy nhiên phải đảm bảo các yêu cầu về tính đầy đủ và chính xác. Bạn có thể tham khảo chúng giao thức tóm tắt mẫu để hiểu và hình dung rõ hơn.

3. Kết thúc Nghị định thư

Thời gian tính bằng phút phải được ghi rõ ở cuối báo cáo. Biên bản phải được đọc lại để mọi người cùng nghe đảm bảo phản ánh chính xác sự việc và cùng ký tên vào biên bản. Cần lưu ý có từ hai chữ ký trở lên để đảm bảo tính khách quan và độ tin cậy cao.

IV. Nhận xét khi viết biên bản cuộc họp

Lưu ý quan trọng khi viết biên bản cuộc họp

Lưu ý quan trọng khi viết vài phút gặp mặt

Một nhóm người nói về nhiều chủ đề, nhiều ý kiến ​​đôi khi khiến người nghe khó hiểu nhưng người viết biên bản phải tổng hợp và ghi lại chính xác. Do đó, hãy viết vài phút gặp mặt là một thách thức. Tuy nhiên, có những lưu ý để giúp bạn hoàn thành nó. Sẽ còn nữa123job.vn chia sẻ bên dưới.

READ  Sơ đồ BFD quản lý nhân sự là gì? Ý nghĩa của sơ đồ BFD | Nttworks.vn

1. Tìm hiểu trước nội dung cuộc họp

Viết biên bản cuộc họp của công ty Điều này có thể cực kỳ khó khăn nếu bạn không hiểu nội dung cuộc họp và vẫn cần ghi chép nhanh chóng. Các biệt ngữ ngành khác nhau được sử dụng bởi những người tham gia mà bạn chưa bao giờ nghe nói đến sẽ khiến đầu bạn hoạt động hết công suất nhưng vẫn chưa biết. Điều này thường xảy ra đối với những trợ lý mới bắt đầu đi làm hoặc mới chuyển sang nghề khác.
Để không rơi vào tình huống này, bạn nên tìm hiểu càng nhiều thông tin và kiến ​​thức về nội dung cuộc họp càng tốt. Bạn có thể tự tìm thông tin này qua sách báo, Internet hoặc hỏi các đồng nghiệp chuyên nghiệp của công ty. Nếu thời gian quá gấp, hãy cố gắng hiểu các điều khoản và điều khoản liên quan để không bị lạc trong cuộc họp.

2. Ghi nhớ tên của những người tham gia cuộc họp

Vài phút gặp mặt Điều quan trọng là phải chỉ rõ ai đã đưa ra ý kiến ​​hoặc quyết định về điều gì. Vì vậy, việc nhớ tên và xác định những thành phần tham gia cuộc họp là rất quan trọng. Để đạt được điều này, người chủ trì có thể được kiểm tra trước hoặc những người tham dự có thể được yêu cầu giới thiệu họ. Để tránh nhầm lẫn, bạn nên vạch ra sơ đồ trình bày.

3. Ghi lại các hoạt động một cách độc lập, rõ ràng

Viết các hành động rõ ràng và khép kín giúp bạn và nghiệp của bạn dễ dàng theo dõi nó hơn. Vì vậy, hãy viết ra ý tưởng, do ai quyết định, ai hoặc bộ phận nào chịu trách nhiệm thực hiện và trong thời gian bao lâu. Nó cũng thể hiện sự công tâm của người viết và là một điểm cộng cho Ban giám khảo.

4. Ghi nhớ những điều cơ bản

Ghi nhớ cấu trúc nội dung cơ bản sẽ giúp bạn giảm bớt căng thẳng và mệt mỏi khi làm công việc này. Hơn nữa, nó cũng rất hữu ích trong việc thể hiện mẫu biên bản cuộc họp khoa học, logic, đầy đủ từng phần. Nhờ đó, hiệu quả công việc cao hơn mà dễ dàng hơn rất nhiều.
Cụ thể là một mẫu biên bản cuộc họp Trong mọi trường hợp, bạn nên ghi nhớ những điều cơ bản sau:

  • Những thứ được cho.
  • Kết quả đã đạt được là gì?
  • Mọi ý kiến ​​và quyết định đều được thông qua.
  • Những hành động nào cần thực hiện với thời hạn và chỉ tiêu hoàn thành.
READ  Vch là gì? Bạn đã biết vch dùng với ý nghĩa thế nào chưa? | Nttworks.vn

5. Đảm bảo tính trung lập

Vài phút gặp mặt dùng làm bằng chứng xác nhận trách nhiệm của các thành viên tham gia. Vì vậy, tài liệu này cần đảm bảo tính khách quan và ghi lại đầy đủ mọi thông tin, diễn biến cuộc họp. Trừ khi bạn được yêu cầu tránh đối thoại bất thường không liên quan hoặc không ghi chú.
Ngoài ra, phong cách được sử dụng trong giao thức phải rõ ràng, trung lập và rõ ràng. Bạn không được thêm ý kiến, nhận xét hoặc cảm xúc của mình vào văn bản. Vì nó có thể gây hiểu lầm cho người đọc, kéo theo nhiều hậu quả đáng tiếc cho doanh nghiệp.

6. Hoàn thành giao thức càng sớm càng tốt

Thông tin quen thuộc có thể trở nên xa lạ thậm chí sau vài ngày, dòng chữ ký hối hả, không thể hiểu nổi. Vì vậy, trước khi thông tin rời khỏi bộ não, bạn nên tổng hợp và hoàn thành hồ sơ của mình càng sớm càng tốt.
Việc sớm tuân thủ quy trình cũng sẽ giúp các thành viên tiếp cận mục tiêu công việc của họ tốt hơn. Điều này cũng quan trọng đối với những người đã bỏ lỡ cuộc họp. Nhờ đó, công việc tiến triển nhanh hơn, giúp tận dụng được nhiều cơ hội kinh doanh tốt.

7. Vui lòng đọc kỹ biên bản và đọc trước khi trình ký

Sai lầm hoặc lỗi chính tả rất phổ biến khi viết ngắn gọn. Tuy nhiên, nếu bạn đưa bản giao thức này lên trình bày với chủ tọa thì đó là một sai lầm hết sức ngu ngốc về phía bạn. Bởi vì biên bản cuộc họp thể hiện năng lực của trợ lý để giám đốc đánh giá xem bạn có chu đáo, cẩn thận và viết, nghe, tóm tắt tốt hay không.
Biên bản cuộc họp được xem bởi những người có địa vị cao hoặc khách hàng. Một tài liệu rối rắm, cẩu thả khiến họ cảm thấy không được tôn trọng và thậm chí họ còn không cho bạn chữ ký. Vì vậy, bạn hãy đọc kỹ và kiểm tra lại tất cả các thông tin trước khi thực hiện chữ ký để đảm bảo câu văn rõ ràng, không mắc lỗi văn thư. Đây là một lưu ý rất quan trọng Làm thế nào để viết biên bản cuộc họp? không thể thiếu ngay cả đối với nhiều người có nhiều kinh nghiệm.

8. Kiểm tra mọi thứ trước khi bạn bắt đầu

Kiểm tra mọi người có lẽ là việc chính mà mọi thư ký phải làm. Không có gì xấu hổ hơn việc phải đối mặt với tình trạng bút hết mực hoặc máy tính xách tay tắt trong một cuộc họp. Nó cũng khiến ban lãnh đạo có cái nhìn tiêu cực về công việc của bạn. Vì vậy, dù kiểm tra hầu hết là công việc rất dễ dàng nhưng bạn cũng đừng vì thế mà chủ quan để xảy ra những sai sót đáng tiếc.

V. Kết luận

Dưới đây là một số mẹo giúp bạn tạo và hoàn thành tác vụ viết của mình vài phút gặp mặt đơn giản và hiệu quả hơn. Việc ghi lại thông tin cuộc họp một cách trực quan và chính xác mang lại lợi ích vô giá cho doanh nghiệp và tổ chức của bạn, đồng thời giúp xác nhận năng lực của bạn. Nếu bạn vẫn gặp sự cố, bạn có thể kiểm tra lại mẫu biên bản cuộc họp, mẫu biên bản làm việc đẹp Mẫu biên bản cuộc họp bằng tiếng Anh tại 123job.vn.

xem thêm

Giấy ủy quyền cho công việc phổ biến nhất hiện nayTóm tắt hợp đồng thử việc và những lưu ý cần thiết7 hợp đồng cơ bản phổ biến nhất năm 2020Tổng hợp 4 mẫu báo cáo công việc mẫu chuẩn mà bạn đang tìm kiếm

Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud