Admin Officer là gì? Tìm hiểu về nghề hành chính văn phòng | Nttworks.vn

Một trang web mới sử dụng WordPress

Hành chính – văn phòng làm việc

1. Khái niệm công chức hành chính là gì?

Quản trị viên là gì? Nhiều người đặt câu hỏi này khi tìm kiếm thông tin Tuyển nhân viên văn phòng Tp. hoặc những nơi khác. Có thể hiểu đây là mức đầu tiên của khung hình lấy Công việc hành chính nhân sựNhiệm vụ chính của nhà quản trị vừa là quản trị văn phòng vừa là quản lý doanh nghiệp.

Vậy quản lý văn phòng là gì? Quản trị viên hành chính và nhân sự là gì? Nhân viên hành chính là gì? Tìm hiểu về các khái niệm quản lý văn phòng:

1.1. Khái niệm quản lý văn phòng là gì?

Trước khi tìm hiểu về quản lý văn phòng, chúng ta hãy làm quen với quản lý văn phòng. Văn phòng quản lý là nơi sắp xếp các văn bản, giấy tờ cũng như các công văn trục xuất để kiểm tra, thông tin phục vụ cho công việc kinh doanh hiệu quả nhất.

Quản lý văn phòng bao gồm các công việc xoay quanh công việc nội bộ như quản lý lễ tân, lễ tân, lễ tân và lễ tân, tổ chức, công việc. phiếu giao hàng cho bộ phận cung cấp thiết bị văn phòng phục vụ công việc, mua hàng, giao dịch Thư mời mua hàng mẫu cũng quan tâm đến sức khỏe của nhân viên bất kể vị trí của họ Ngoài việc điều hành công việc nội bộ của công ty, nhân viên hành chính của văn phòng còn có thể đồng thời thực hiện các công việc đối ngoại là chỉ đạo, giám sát và kiểm soát các đơn vị trực thuộc của công ty.

Quản lý văn phòng có sẵn trong mọi phòng ban hoặc bộ phận của công ty hoặc kinh doanh, vì đó là công việc xuất hiện trong văn phòng hàng ngày, chẳng hạn như lên lịch, sắp xếp cuộc họp, báo cáo, hoặc tổ chức các chuyến công tác, cuộc họp, v.v.

Quản lý văn phòng có thể hiểu là một vị trí trong công ty có nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể, bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và chuẩn hóa các hoạt động xử lý thông tin, kiểm soát để đạt được những mục tiêu nhất định.

1.2. Quản trị viên hành chính và nhân sự là gì?

Với tư cách là Trưởng phòng Tổ chức cán bộ, nhiệm vụ vẫn là lãnh đạo nhân viên văn phòng lập kế hoạch và đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ. Nhà quản trị nhân sự kiểm soát, lập kế hoạch và phân phối công việc của từng nhân viên.

READ  Mô tả công việc thu ngân. Không "nhàn" như bạn nghĩ! | Nttworks.vn

1.3. Nhân viên hành chính là gì?

Người này chịu trách nhiệm về hầu hết các công việc hành chính của công ty, chẳng hạn như quản lý hồ sơ nhân viên, tổ chức, nghiên cứu lưu trữ tài liệu, nhận cuộc gọi cũng như hỗ trợ công việc nội bộ của công ty. Nhân viên hành chính làm việc ở hầu hết các công ty và hầu hết trong số họ được quản lý bởi bộ phận hành chính và nhân sự.

Trợ lý thư ký

2. Văn phòng làm việc cho nhân viên hành chính

Văn phòng làm việc cho nhân viên hành chính

Văn phòng làm việc là gì? Có những người hiểu rằng công việc của nhân viên hành chính là ngồi vào bàn giấy và làm các thủ tục giấy tờ. Tuy nhiên, công việc của nhân viên hành chính khá phức tạp và chứa đựng rất nhiều nội dung công việc khác nhau. Một số công việc hành chính điển hình bao gồm:

2.1. người quản lý

Nhà quản trị có thể coi đây là bộ mặt của công ty, nhà quản trị có nhiệm vụ nghe và trả lời điện thoại. Khi khách đến doanh nghiệp, lễ tân chào khách, tiếp nhận thông tin về nhu cầu của khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng khách đến bộ phận liên quan để làm việc.

Ngoài ra, lễ tân chịu trách nhiệm về các tài liệu hỗ trợ của các bộ phận, chuẩn bị nước, và các thiết bị cần thiết cho các cuộc họp của công ty hoặc bộ phận. Việc chuẩn bị được thực hiện theo nhiệm vụ của cấp trên và tùy theo từng bộ phận mà có những trang thiết bị, đồ đạc cần chuẩn bị riêng như hồ sơ, biên bản họp, máy chiếu, …

Đồng thời, nhà quản trị còn có thêm các nhiệm vụ khác như tổ chức sự kiện, tổ chức hội thảo, họp công ty với khách hàng hoặc trong nội bộ công ty.

Xem thêm: Tổng tham mưu là gì?

2.2. Thư ký hỗ trợ

Nhiều công ty hoặc doanh nghiệp phân công chức năng của một thư ký hỗ trợ giống như một lễ tân. Nhưng trên thực tế, công việc của một trợ lý thư ký chỉ bao gồm việc thống nhất lịch làm việc, sắp xếp lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên tục,… Đây là một phần nhỏ công việc của một trợ lý thư ký. Nhiều công ty không có thư ký hỗ trợ mà ủy thác công việc này cho bộ phận lễ tân.

2.3. Quản lý hồ sơ và tài liệu của bạn

Nhiệm vụ cụ thể của công việc này là tiếp nhận hồ sơ, giấy tờ, công văn từ các bộ phận để yêu cầu giải quyết. Khi nhận được, quản trị viên sắp xếp, lọc và phân loại tài liệu sau đó yêu cầu xuất hóa đơn từ các bộ phận xử lý khác. Ví dụ: Nhân viên hành chính nhận hồ sơ thanh toán hợp đồng từ khách hàng thanh toán, nhân viên hành chính xác nhận số liệu và thông báo cho nhân viên kế toán là bộ phận liên quan đến việc thanh toán theo hợp đồng và yêu cầu xử lý từ phòng kế toán. Sau khi xử lý các tài liệu, hồ sơ này, nhân viên hành chính có trách nhiệm lưu giữ, bảo quản cả hồ sơ giấy và hồ sơ bản mềm.

READ  Cách sử dụng hàm Hlookup trong excel và cú pháp cụ thể | Nttworks.vn

Công việc nội bộ của nhân viên hành chính sẽ là tiếp nhận thông tin, nhận đơn xin nghỉ ốm và thông báo cho các bộ phận liên quan để tổ chức công việc hợp lý.

Bộ phận hành chính cũng phải giám sát việc tuân thủ các quy tắc của công ty. Việc áp dụng đúng các quy tắc và quy định sẽ được báo cáo cho nhân viên hành chính và việc thực hiện chúng sẽ được giám sát.

Chế độ đãi ngộ và quyền lợi của người lao động được nhân viên hành chính áp dụng theo quy định như sinh nhật, lễ tết hay thưởng, …

Ngoài ra nhiệm vụ của quản lý văn bản là thay mặt các bộ phận in ấn các văn bản, báo cáo để phục vụ công việc.

2.4. Tính lương, thưởng hàng tháng

Cán bộ hành chính – nhân viên chịu trách nhiệm theo dõi đội ngũ nhân viên nội bộ của công ty và biên soạn báo công việc. Chấm công là việc chuyên cần tính lương, thưởng và quản đốc xác nhận và thanh toán lương. Sau đó, anh ta sẽ phối hợp với bộ phận kế toán về việc thanh toán thù lao cho nhân viên vào ngày đáo hạn.

2.5. Quản lý tài sản và thiết bị

Nhiệm vụ cụ thể của nhiệm vụ này là giám sát thiết bị và tài sản của công ty. Theo dõi và lập kế hoạch công tác bảo dưỡng, sửa chữa để đảm bảo máy móc thiết bị hoạt động tốt. Trên cơ sở đề xuất của các bộ phận khác, lên kế hoạch bổ sung các trang thiết bị cần thiết để đảm bảo công ty hoạt động tốt nhất.

Nhân viên hành chính sẽ lập danh sách văn phòng phẩm cần thiết khi cần thiết và có kế hoạch cụ thể cho việc mua sắm bổ sung.

2.6. Quản lý tài liệu nhân sự

Nhân viên hành chính phải quản lý số lượng nhân viên nội bộ. Khi cần tuyển dụng từ các bộ phận khác, nhân viên hành chính lập kế hoạch tuyển dụng, tổ chức tuyển dụng và lên lịch phỏng vấn. Nhân viên hành chính phải phân công hợp lý nhân viên cho các bộ phận cụ thể và có trách nhiệm giám sát các nhân viên thử việc và sắp xếp hợp đồng, điều chuyển công việc và nhân sự cho các bộ phận đó.

Ngoài ra, nhân viên hành chính hàng tháng phải cập nhật thông tin cho nhân viên để thông báo cho cấp trên. Viên chức phải có đầy đủ giấy tờ ký tên, đảm bảo nhân viên có đầy đủ giấy tờ theo quy định của công ty và luật pháp.

Việc làm trong lĩnh vực nhân sự

3. Yếu tố cần có đối với nhân viên hành chính

Yếu tố bắt buộc đối với nhân viên hành chính

Nhìn vào cả khối lượng công việc và nhiệm vụ của nhân viên hành chính, chúng ta thấy trách nhiệm của nhân viên hành chính bao gồm nhiều khía cạnh và liên quan đến nhiều bộ phận trong công ty. Có thể xem đây là bộ phận gắn liền với hầu hết các bộ phận trong công ty.

Do đó, các yếu tố cần có đối với nhân viên hành chính không được đơn giản, bao gồm:

READ  Mẫu sơ yếu lý lịch tiếng anh chuẩn và cách viết chuyên nghiệp nhất 2022 | Nttworks.vn

3.1. Đặc điểm của nhân viên hành chính

Đặc điểm của nhân viên hành chính bao gồm:

– Năng nổ và tháo vát trong công việc

– Khối lượng lớn, độ chính xác cao

– Tư duy khoa học và tư duy tổ chức hợp lý

– Làm công việc ma quỷ theo kế hoạch.

– Sức khỏe tốt

Đặc thù của nhân viên hành chính là để phục vụ tốt nhất cho công việc của mình, công việc của nhân viên hành chính có vẻ khá nhẹ nhàng, nhưng căng thẳng và liên tục rối rắm. Vì vậy, nhân viên hành chính cần có những phẩm chất này để có thể làm tốt công việc của mình.

3.2. Kỹ năng cần thiết cho nhân viên hành chính

Do tính chất công việc nên nhân viên hành chính bao gồm nhiều phòng ban và là công việc cần có sự liên thông. Vì vậy, các kỹ năng cần thiết để được hỗ trợ là rất cần thiết cho việc làm. Các kỹ năng cần thiết bao gồm:

– Kỹ năng lập kế hoạch thời gian

– Kỹ năng hợp tác

– kỹ năng làm việc nhóm

– Kỹ năng tổng hợp cũng như tổng hợp

– Kĩ năng giao tiếp

– Kỹ năng ngoại ngữ

– Khả năng đối phó với tình huống

– khả năng sử dụng máy tính văn phòng

Đây là những yêu cầu cơ bản đối với nhân viên hành chính

Xem thêm: Trụ sở chính là gì?

3.3. Có kinh nghiệm phục vụ tại nơi làm việc

Đây là một công việc đòi hỏi kinh nghiệm trong một số lĩnh vực. Nhân viên hành chính phải kiêm nhiệm nhiều công việc, tiếp xúc với nhiều ngành nghề nên kinh nghiệm của mỗi nhân viên hành chính phải tích lũy kinh nghiệm để có thể hoàn thành công việc một cách nhanh chóng nhất. Khi tuyển dụng nhân viên hành chính, các nhà tuyển dụng thích những nhân viên có kinh nghiệm cao ở các bộ phận khác nhau. Kinh nghiệm đa dạng và có giá trị trong nhiều lĩnh vực khác nhau như marketing, kinh doanh, quan hệ đối ngoại, …

Tuyển dụng nhân viên hành chính

4. Cơ hội việc làm và các vị trí cho nhân viên hành chính

Cơ hội việc làm và các vị trí cho nhân viên hành chính

Vì có nhiều công việc cho nhân viên hành chính và họ ở nhiều phòng ban nên không quá khó để tìm việc làm hành chính. Trên thực tế, quản lý văn phòng vừa là công việc có nhiều cơ hội việc làm, vừa là công việc có tiến độ rõ ràng. Các vị trí có thể lấp đầy cũng rất đa dạng như lễ tân, trợ lý, thư ký, giám đốc hành chính,… Ngoài ra, công việc hành chính khá phù hợp với nữ giới, tính chất công việc khá áp lực, tuy nhiên công việc này khá áp lực. , môi trường làm việc tốt và giờ giấc làm việc đảm bảo và là một công việc rất ổn định.

Lương của nhân viên hành chính và các chức vụ cũng có sự chênh lệch. Công việc càng cao, càng nhiều người lãnh đạo, lương càng cao nhưng trách nhiệm và khối lượng công việc cũng cao hơn.

Mức lương cơ bản của nhân viên hành chính từ 5,5 triệu đến khoảng 15 triệu. Ngoài ra còn có tiền thưởng trách nhiệm, phí chuyên cần và các khoản thưởng khác.

Ngày nay, nhiều công ty tuyển dụng nhân viên quản lý văn phòng cho những vị trí không yêu cầu kinh nghiệm, cơ hội cho nhiều sinh viên mới tốt nghiệp. Bạn có thể tìm thông tin qua Timviec365.vn, đây là trang hỗ trợ tìm việc hôm nay miễn phí.

Bài viết cung cấp thông tin về nghề trưởng phòng. Bạn chắc chắn đã tìm thấy câu trả lời cho câu hỏi của mình Quản trị viên là gì?? Tuy không phải là ngành hot hiện nay nhưng đây vẫn là một trong những ngành dễ kiếm việc và phù hợp với những ai muốn tìm một công việc ổn định lâu dài.

Ngoài tư cách là quản trị viên, bạn đọc quan tâm đến nội dung liên quan xem thêm: Quản trị viên là gì?? Một công việc hấp dẫn được nhiều người quan tâm hiện nay!

Tìm việc nhanh chóng

Chia sẻ trong VK '); $ ('# js_share'). append (""); $ ('# box-social'). addClass ('share');}}); $ (" # see_more "). click (function () {if ($ (this) .attr ('data- ) id ')! = "") {$ .get (' ../ ajax / ajax_blog.php? newid = 7377 & cateid = 75 & begin = '+ $ (this) .attr (' data-id '), function (data) {$ ('. see_more_blog'). append (data); var x = parseInt ($ ("# see_more"). attr ('data-id')) + 1; $ ("# see_more") . attr ("data -id", x);});}}); $ (". show_cm"). click (function () {$ (this) .hide (); $ (". hiden_cm"). show (); $ (".ct_cm"). removeClass ("hiden_dtblog");}); $ (". hiden_cm"). click (function () {$ (this) .hide (); $ ('. show_cm '). show (); $ (". ct_cm"). addClass ("hiden_dtblog");}); $ (". show_cd"). click (function () {$ (this) .hide (); $ ( ". hiden_cd") .show (); $ (". chude"). removeClass ("hiden_dtblog");}); $ (". hiden_cd"). click (function () {$ (this) .hide () ; $ ('.show_cd') .show (); $ (".chude") .addlass ("hiden_dtblog");});

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud